Ifølge Purdue University Online Writing Lab (OWL) er notater skrevet for at fremhæve eller løse problemer. Northern Kentucky University's Business School erklærer, at notater skal kommunikere meget information i begrænset rum. Hvordan et memo er formateret afhænger af firmaet, formålet med notatet og memo-modtagerne. Internt personalememoer kan give oplysninger, analyser og konklusioner, information om åbningstider eller instruktioner om korrekt brug af udstyr.
Elementer du skal bruge
-
Papir
-
Pen og blyanter
Lær det grundlæggende formål og format for et notat. Notater er normalt interne dokumenter, der bruges til at kommunikere til personalet. Formål kan omfatte politiske påmindelser, aktionsanmodninger, rapportering af en ændring eller offentliggørelse. Notatformatet indeholder en overskrift, introduktion, krop, resumé og lukning. Vedhæftede filer findes i bunden af dokumentet.
Bestem formålet med dit notat, og hvilke eventuelle vedhæftede filer vil blive inkluderet. Bestem modtagerne af notatet. Ofte modtager vejledere og ledere kopier af notater, og der kan være krav om at inkludere en kopi i en fil. Bestem, hvad notatet vil sige og lav et groft udkast. Kontroller virksomhedens politik for brug af brevpapir, der er godkendt til notater.
Udfyld overskriften, begyndende med "Dato". Inkluder navne og titler til primære modtagere i afsnittet "Til". Dette kan være en eller flere personer, eller det kan angive en gruppe mennesker, f.eks. Alle kontoadministratorer. Medtag i "cc" sektionen navnene og titlerne på dem, der vil modtage kopier af notatet. Medtag i afsnittet "Fra" navnet og titlen på den person, der sender notatet. Medtag i afsnittet "Emne" en kort titel, der beskriver formålet med notatet.
Medtag et indledende afsnit, der forklarer formålet med notatet, giver baggrund for formålet og giver et overblik over, hvad der vil følge i efterfølgende afsnit. Medtag en advarsel til læsere, hvis notatet indeholder politik eller anden kritisk information.
Medtag oplysninger i kroppen eller hovedteksten af notatet, der udvides på introduktionen og oversigten. Giv f.eks. Baggrunden, der fører til en politikændring. Adskil og bestil afsnitene efter indhold. Brug korte afsnit i hele notatet. Dette afsnit kan være et eller to afsnit eller flere sider afhængigt af formålet med notatet.
Indsæt resuméet og lukningen. Resuméet er muligvis ikke nødvendigt for notater på en side, men det kan være nyttigt med lange dokumenter, der indeholder komplekse oplysninger eller instruktioner. Tæt ved at takke læseren og tilbyde din hjælp til at besvare spørgsmål eller forklare memoindholdet. I mangel af et resumé indgår et kort resumé i afslutningsafsnittet. Informer læsere, hvis memoindholdet er fortroligt.
Bemærk i slutningen af notatet en liste over vedhæftede filer, der er nævnt i notatet. Brug ordene "Vedhæftet" eller "Vedhæftet" for at angive listen over vedhæftede filer. Indsæt ikke vedhæftede filer, der ikke henvises til i notatet.
Skriv notatet. Memo skribenter starter normalt eller underskriver notater i overskriften sektion ved siden af "Fra" posten. Et formelt notat kan kræve en fuld underskrift og dato linje i slutningen af dokumentet.
Tips
-
Gennemgå kopier af firmabemærker for at lære stil og formatering. Spørg om godkendelse er forpligtet til at sende et notat.Bekræft alle faktuelle oplysninger, før du inkludere den i notatet. Bed nogen om at korrekturlæse dit notat.
