Regnskabsfortegnelser er vigtige dokumenter for en enkeltperson eller virksomhed. Ideelt set skal din virksomhed implementere et lagrings- eller arkiveringssystem, der gør det muligt for ejere og andet personale at hente kvitteringer og optegnelser for aktiver og konti, når det er nødvendigt. Mens din virksomhed ikke behøver at opbevare sine konti permanent, bør den holde dem i mindst 10 år.
Et årti af poster
Hvor længe du skal beholde dine virksomhedsregistre på filen afhænger af handling, bekostning eller begivenhed, som dokumentet registrerer, ifølge Internal Revenue Service. Dokumenter, der vedrører transaktioner og betalinger, bør opbevares i mindst 10 år, ifølge Financial Web. Sådanne dokumenter omfatter bankerklæringer, kontrakter, gældsforpligtelser og tilgodehavender og annullerede checks.
Effektiv Record-Keeping Rocks
Den primære årsag til at holde regnskabet regnskabet er, hvis nogen har et spørgsmål om et salg eller en gammel kontrakt. I sådanne tilfælde skal du kunne finde varer i forbindelse med salg eller kontrakt i rette tid. Det er også vigtigt at have adgang til regnskabet, hvis en kunde eller medarbejder hævder din virksomhed.
Hold IRS Happy
IRS foreslår at holde på poster, der understøtter en indtægt eller fradrag på et afkast, indtil fristen for afkastet løber ud, hvilket er den periode, hvor du kan ændre din selvangivelse for at kræve en kredit eller en refusion. Det betyder, at du skal have kontoudlysninger, der er tilgængelige, så du kan dokumentere gevinster eller tab ved salg eller bortskaffelse af et aktiv i den periode, hvor aktivet forbliver i drift. Derefter skal du opbevare alle optegnelser og indtægter vedrørende aktivet i yderligere tre år, ifølge QBalance.com.
Mere end optagelse
For at maksimere plads og minimere mulige tab af optegnelser mod brand, tyveri eller ødelæggelse, vil din virksomhed måske være papirløs. Ved at overføre kontobetalinger til et elektronisk arkiveringssystem kan din virksomhed reducere administrationsomkostninger og personaletid. Programmer er tilgængelige online og lokalt på kontorforretningsbutikker. Gebyrer gælder, og varierer meget afhængigt af programmet. Automatiserede kontosystemer leverer ofte elektronisk fakturering, betalingstjenester og online tracking / rapportering.
