For en virksomhed er månedssluttede betalingsprocedurer pengebesparende, fordi de gør det muligt for afdelingschefer og funktionelle chefer at bestemme, hvor meget virksomheden skylder og finde ud af den bedste og hurtigste måde at betale driftsregninger på. Disse procedurer omfatter aktiviteter, der er så forskellige som at kontrollere ledgerdata, tælle opgørelser og bestemme hvilke leverandører, der skal betale først, og hvilke leverandører der kan vente på betaling.
Tjek Ledger Data
I slutningen af måneden skal du dykke ind i hovedkontoens hovedbog for at bestemme, hvor meget virksomheden skylder overordnet. Du kan få det samlede erstatningsbeløb ved at kæmme gennem forskellige dataoversigter, hvoraf nogle omfatter en prøvebalance, sælgerblade og en balance. Tag det samlede gældsnummer, indstiller leverandørforpligtelser bortset fra pengeforpligtede långivere, bestemme, hvor meget virksomheden skylder medarbejdere og beregne pengeoverførsler til at sende tjenesteudbydere - som f.eks. Udlejere, forsikringsselskaber, forsyningsvirksomheder og vedligeholdere.
Tæller beholdninger
Når du har et selskabs samlede erstatningsbeløb, skal du kontrollere, at hver af dens komponenter er nøjagtige. Kontrol af nøjagtigheden af långiver erklæring data og serviceudbyder faktura beløb er let - blot henvise til fakturaer den virksomhed modtaget i slutningen af måneden. Bekræftelse af, at pengene skyldes beholdningskvitteringer er korrekte, kan være lidt vanskelige. Derfor kan du blive nødt til at lede til virksomhedens varehuse, få hjælp fra lagerforvaltere, tælle lagerartikler en efter en og afstemme det fysiske antal med det viste antal på leverandørregninger.
Bestem betalingsprioritet
Hvis du arbejder i en virksomheds kontoførende afdeling, kan månedsafslutningen se en oversvømmelse af aktiviteter på fakturachecknings-, analyse- og betalingsfronter. Forbered en aldringsplan for at finde ud af, hvor mange dage virksomheden står bag i betalinger. Vær særlig opmærksom på sælgere i "60 dage forfaldne" og "90 dage forfaldne" kategorier - det er dem, som du måske snart modtager urimelige samlingsopkald, hvis du ikke allerede har det. Kontakt din tilsynsførende for at oprette den officielle liste over leverandører, der skal betale på grundlag af operationel eller likviditetsprioritet, og videresende denne liste til virksomhedens skatteafdeling.
Forbered rapport om betaling efter overførsel
Efter at et firma betaler leverandører, udarbejder regnskabsafdelingens personale typisk en overførselsrapport for efterfølgende betaling for at vurdere virksomhedernes forpligtelser og tænke på ting som solvens, kreditværdighed og strategisk ledelse. Sidstnævnte praksis er vigtig for at kontrollere, at organisationens kreditværdighed er gunstig, at dyrke bedre og strammere bånd til sælgerne og sikre, at ingen forfaldne betalninger smider virksomhedens samlede økonomiske omdømme ud af kilter.
