Forpligtelser eller AP, klassificeres som kortfristede forpligtelser og indberettes i balancen. For at lukke bøgerne ved månedens udgang og ved udgangen af året, skal konti, der skal betales, være i forsoning. Dette kan være en meget stor konto eller en lille, hvis du er en lille virksomhed.
Hvis din virksomhed anvender periodiseringsmetoden, registrerer den udgifter som de opstår, ikke når de rent faktisk betales. Hvis dette er tilfældet, bruges AP-kontoen i vid udstrækning. Generelt anvender virksomheder en generel regnskabsbalance (samlet beløb) og en datterbalance (regnskabsopgørelser) til registrering af gældsforpligtelser.
Hent den generelle regnskabsbalance eller summen af leverandørens gæld og datterselskabets balance eller oplysninger om AP. Disse to poster skal være ens for at kunne forene kontoen.
Brug et regnearksprogram til at indstille afstemningen af betalbare konti. Brug kolonne A til at indføje balancen for leverandørforpligtelsen i henhold til hovedbogen. Brug kolonne B til at indtaste den detaljerede saldo på de skyldige konti. Hvis disse to matcher, afstemmes kontoen. Hvis der er en afstemningsforskel, er der mere arbejde at gøre, før du lukker kontoen.
Gennemgå elementer i detaljer i konti eller datterselskab, der ikke er i hovedbogen. Bemærk også eventuelle elementer i hovedboken, der udelades fra detaljerne i konti. Tilføj og fradrag disse elementer som passende fra hver post.
Se efter mulige optagelsesfejl for at hjælpe dig med at forene dine betalbare konti.
Find poster, der blev sendt direkte til hovedbogen og ikke registreret i datterselskabet eller detaljerne. Tilføj disse poster til underliste side eller afstemning.
Se efter poster i underbogen, der ikke er optaget i hovedbogen. Tilføj beløbene til forsoningens hovedbogskolonne.
Gennemgå posterne på kundefordringer og betalingsoplysninger eller underledere. Sørg for, at indtastningerne blev registreret korrekt som debitteringer og kreditter. Fælles optagelsesfejl omfatter kreditter til tilgodehavender eller debiteringer til registrering af gæld.
Undersøg kontoudskrifterne. Kig efter kredit og debiteringer til kontanter i stedet for betalinger.
Gør justeringer for at lukke bøgerne, hvis kontoen stadig ikke afstemmes. Hvis forskellen overstiger virksomhedens væsentlighedstærskel, skal du fortsætte med at gennemgå alle poster, indtil bøgerne er afstemt.
Tips
-
Overveje at investere i en automatiseret afstemningssoftware, der hjælper dig med at lukke dine bøger mere effektivt. Disse programmer hjælper dig med at finde uoverensstemmelser i dine bøger meget hurtigere end at bruge en manuel søgning.
