Enhver transaktion, der opstår i en organisation, kræver, at regnskabsafdelingen overvejer dens økonomiske indvirkning. Revisor skal registrere hver transaktion med en finansiel indvirkning på regnskabet. Mange virksomheder udsteder debet- og kreditkort til medarbejdere for at reducere de omkostningsgodtgørelser, det behandler. I stedet for at refundere medarbejdere betaler virksomheden enten kreditkortregningen eller justerer sine poster for debettransaktionen. Regnskabsposterne varierer afhængigt af om medarbejderen har brugt et betalingskort eller et kreditkort.
Debet Card Transaction
Bankerne udsteder debetkort til virksomhedens medarbejdere for at reducere antallet af checks, virksomheden skal udskrive. En betalingskortstransaktion fjerner kontanter fra virksomhedens bankkonto på tidspunktet for transaktionen. Medarbejderen bruger et betalingskort på samme måde som han bruger et kreditkort ved køb. Banken modtager en elektronisk meddelelse om transaktionen og overfører pengene til sælgeren for at betale for transaktionen.
Debetkortregnskab
Når en medarbejder foretager en transaktion ved brug af betalingskortet, skal virksomhedsrevisoren opdatere regnskaberne. Revisor kontakter medarbejderen for at bestemme, hvad transaktionen var til. Revisor bruger disse oplysninger til at bestemme, hvilken udgiftskonto der skal bruges i regnskabsposten. Revisoren øger omkostningskontoen og reducerer kontanter.
Kreditkorttransaktion
Banker udsteder kreditkort til virksomhedens medarbejdere for at reducere antallet af udgiftsrapporter indgivet af medarbejderne. En kreditkorttransaktion skaber en forpligtelse for virksomheden, der kræver, at virksomheden betaler banken ved udgangen af perioden. Medarbejderen bruger et kreditkort, når han foretager køb online, via telefon eller personligt. Banken modtager en elektronisk meddelelse om transaktionen. Ved udgangen af perioden tilføjer banken alle transaktionerne og sender en regning til virksomheden.
Kreditkortregnskab
Når en medarbejder foretager en transaktion ved hjælp af kreditkortet, holder hun kvitteringen og skriver en beskrivelse af transaktionen på kvitteringen. I slutningen af måneden sender hun alle sine kvitteringer til selskabets revisor. Revisor sammenligner indtægterne til fakturaen og sørger for, at alle transaktioner regnes. Revisoren anvender kvitteringerne for at bestemme hvilken udgiftskonto der skal bruges i regnskabsposten. Revisoren øger omkostningskontoen og reducerer kontanter.
