Succesfulde receptionister er i stand til elegant at styre flere opgaver, samtidig med at de får et positivt første indtryk af deres firmaer til gæster, besøgende og potentielle medarbejdere. Uanset om du arbejder i et lille professionelt servicefirma eller et stort multinationalt selskab, kan de rette organisatoriske færdigheder være nøglen til at opretholde en effektiv reception. De bedste receptionistorganisations ideer forenkler rutinemæssige opgaver og gør gæstfriheden mere effektiv.
Quick Reference Guides
Opret hurtige referenceguider til rutinemæssige oplysninger, som f.eks. Ofte kaldte numre, kontonumre og telefonlister. Laminat disse guider for at gøre dem nemme at håndtere og referere hurtigt. Placer disse guider i en organiseret fil, når du ikke er i aktiv brug. Overvej at have ekstra kopier af disse guider til at give efter anmodning. Disse vejledninger vil gøre dig mere effektiv og kan hjælpe med at fremskynde rutinemæssige opgaver som overførsel af opkald.
Nøgleaftaler
Lav en liste over forventede besøgende for dagen efter aftale tid. Angiv personens navn og hvem du skal underrette ved deres ankomst. Denne liste giver dig mulighed for at tilpasse dine velkomstmeddelelser til besøgende. For eksempel når en gæst ankommer, kan man sige: "Velkommen, Mr. Smith. Fru Epps er begejstret for dit møde." Denne form for hilsen gør gæsten mere velkommen og kan hjælpe med at forbedre resultaterne af hans møde. Denne tilpassede velkomst er især nyttig for medarbejderinterviews. Hvis en potentiel medarbejder føler sig velkommen, vil hun være mere tilpas for hendes interview og vil have et mere gunstigt syn på arbejdet for virksomheden.
Break Rotation Schedule
Sørg for, at du har en ordentlig backup til at dække dine pligter, når du er i pauser eller har syge dage. Lav "snydeark", der beskriver de grundlæggende opgaver og funktioner, der kan gives til alle, der udfylder for dig. Overvej at oprette en formel skema, der drejer dækningsopgaver mellem forskellige afdelinger i din virksomhed. Dette rotationssystem giver dig mere kontakt med flere dele af virksomheden, hvilket gør det lettere for dig at rette spørgsmål i fremtiden.
Firma Scrapbøger
Opret en virksomheds scrapbog, der fremhæver positive nyhedshistorier og virksomhedsaktiviteter. Håndværk disse bøger, når du har nedetid og placere dem i dit venterområde for besøgende at gennemgå. Disse bøger vil give en konstruktiv måde for de besøgende at videregive tiden, mens de venter på deres udnævnelse og kan hjælpe dem med at blive mere fortrolige med din virksomhed på samme tid. Ved at holde dine gæster besat, vil du være i stand til at holde dig opmærksom på andre opgaver og telefonopkald, hvilket øger din organisatoriske effektivitet.
Forfriskninger
Opbevar forfriskninger inden for rækkevidde i receptionen. Installer et lille køleskab for at opbevare kolde drikkevarer under dit skrivebord eller i venterområdet. Har en kaffekop med en kop inden for rækkevidde sammen med standard kaffeprodukter som sukker og fløde. Placer en bakke af bagværk på din reception tæller, eller en skål med hårde slik. Ved at have disse forfriskninger lukkede, er du i stand til at yde varm modtagelse til din virksomheds gæst uden at skulle forlade receptionen.
