Mange mennesker tror, at en receptionist og en sekretær har det samme arbejde, det samme ansvar og de to jobtitler er udskiftelige. Grunden til, at folk har denne antagelse, er, at både sekretærer og receptionister ofte besvarer telefoner og udfører kontorlige opgaver. De to job er helt forskellige, fordi en sekretær og en receptionist har forskellige roller og krav.
Sekretær
En sekretærs opgaver varierer afhængigt af typen af sekretær og organisationens størrelse. Forretningstendenser er ændret med teknologiske fremskridt. Tidligere havde hver leder sin egen sekretær. På grund af e-mail og automatiseret telefonsvarer kan en sekretær arbejde for flere ledere. I et lille firma kan der være en sekretær for alle ledere. Hun håndterer alle post, tidsplaner, aftaler, ordrer forsyninger og svarer telefonen. Hvis sekretæren kun arbejder for en eller to ledere, får hun ofte yderligere opgaver svarende til en administrator. For eksempel kan en human resources sekretær kontrollere referencer. En sekretær skal som regel have mindst et gymnasium, og mange kontorer foretrækker at ansætte dem, der har en liberal arts uddannelse, sekretæruddannelse eller en grad eller certificering fra en administrativ støtte skole. En sekretær skal også have en hurtig skrivehastighed, kendskab til computere og kommunikation og folkevidenskaber, rapporter fra statsuniversiteter.
Receptionister
En receptionist er den, du ser først, når du går ind i forretningsdøren. Receptionisten hilser besøgende, svarer på telefonen, skriver breve og dokumenter og holder modtagelsesområdet rent i løbet af arbejdsdagen. En receptionist kan også underskrive besøgende i og ud af en virksomhed, sortere post, opretholde en medarbejderpræsentationslog og korrekturlæsere breve, rapporter og e-mails. Et gymnasium er normalt foretrukket. Men hvis du er intelligent og har en venlig opførsel og udseende, værdsætter arbejdsgiverne ofte disse kvaliteter i forhold til formel uddannelse. Nogle virksomheder tilbyder træning på jobbet til receptionister, ifølge State University.
Forskelle i jobansvar
En del af en receptionists ansvar er at hilse på virksomhedens besøgende; en sekretær er normalt ikke ansvarlig for hilsen besøgende. En sekretær kan hilse på besøgende, men kun hvis de besøger en af de særlige ledere, som sekretæren arbejder for. Sekretæren arbejder specifikt for en eller flere ledere. Receptionisten repræsenterer hele virksomheden og arbejder ikke specifikt under nogen. En sekretær kunne have yderligere ansvar, såsom planlægning af aftaler, bestilling af forsyninger, rejsearrangementer og håndtering af små penge. Han kan også have yderligere ansvar afhængigt af hans type, såsom juridisk, finansiel eller marketing. En receptionists ansvar er generel hilsen, besvarelse af telefoner, sortering af mail og andre små ansvarsområder, som fastlagt af virksomheden, ifølge State University.
Andre forskelle
Receptionistens skrivebord er ofte placeret i det mest synlige område af virksomheden. Hun er den første person, du ser, når du går ind i virksomheden. Sekretærens kontor eller område ligger ofte i nærheden af de ledere, som hun arbejder for. Desuden er en sekretær normalt forpligtet til at have mindst et gymnasium diplom og endda en college certificering eller grad. For en receptionist foretrækkes et gymnasium, men ikke altid påkrævet. Fra 2009 var den gennemsnitlige årsløn for receptionister og informationskollegier 26.010 dollar, den gennemsnitlige årsløn for sekretærer på lavere niveau var 31.060 dollar, og den gennemsnitlige årsløn for administrerende sekretærer og administrative assistenter var 44.010 dollar, ifølge Bureau of Labor Statistics.
