Receptionister er som regel de første personer, du ser ved at komme ind på et kontor, hvilket gør dem til en vigtig repræsentation af de virksomheder, de arbejder for, og de øvrige fagfolk på kontoret. At observere forretningsmæssige etiketter er en stor del af en receptionists job, men de forskellige og ændrede meninger om, hvad der udgør gode manerer gør det vanskeligt for en receptionist eller vejleder at bestemme passende adfærd.
Betydning
Betydningen af en receptionist, som den person, der leverer et første indtryk til opkald og besøgende, er svært at overvurdere. En receptionist med dårlige manerer sætter en negativ tone før et møde og undlader at inspirere tillid til potentielle kunder. På den anden side giver en receptionist, der observerer forretningsmetikette, en stærk følelse af professionalisme og effektivitet. Dette forbedrer ikke kun virksomhedens image til outsidere, men hjælper også andre arbejdstagere med at føle sig som om deres kontor er et professionelt sted at arbejde.
typer
Modtagere repræsenterer deres arbejdsgivere på en række forskellige måder. Besvarelse af telefonopkald og hilsen besøgende er to af de mest almindelige opgaver for receptionister, og begge kræver korrekt etikette. Virksomhedspolitikken kan kræve, at receptionister bruger et forudbestemt telefonscript, når de modtager opkald og kontakter forskellige typer klienter. I andre tilfælde må receptionisterne anvende deres eget skøn ved håndtering af hver interaktion med et andet, men passende niveau af formalitet og professionalisme. Personer, der arbejder på kontoret, lever undertiden nogle ekstra regler til en receptionist, som hvornår og hvordan receptionisten kan kontakte dem.
Uddannelse
Mens nogle kontorer kræver receptionister at holde en gymnasium eller college grad, meget af en receptionist etikette træning sker på jobbet. Modtagere kan begynde at arbejde på et kontor med en stilling, der ikke kræver interaktion, såsom et dataindtastningsjob eller en kontorassistent. En opmærksomhed på virksomhedspolitikker og hvordan receptionister opfører sig, kan kvalificere nye medarbejdere til en første receptionistposition, hvilket vil generere erfaringer, som kan være nyttige til at forfølge andre receptionistiske job.
Overvejelser
Hver industri og kontor har sine egne regler for en receptionists etikette. Nogle kontorer kræver en formel form for kjole og tale. Andre pålægger en mere afslappet form for etiketter, så klienterne føler sig afslappet og velkommen. Kommunikation mellem en ny receptionist og vejledere er afgørende, så alle ved hvad der forventes. Som receptionist, hvis du er usikker på etiketten til en bestemt situation, undskyld du selv og spørg en vejleder eller en senior receptionist, hvordan du skal reagere.
Tips
Selv om hvert kontor er anderledes, kan receptionister stadig drage fordel af nogle af de samme tips. Multitasking er afgørende for god arbejdsindsats, men når nogen kommer ind på kontoret er det vigtigt at give hende din fulde opmærksomhed. Det betyder, at du holder opkald på vent eller fuldfører dem hurtigt, indstiller papirer og gør direkte øjenkontakt. En receptionists arbejdsområde bør være fri for rod for at fremstille en mere professionel opførsel og også gøre det nemmere at gennemføre enkle opgaver som at finde information og tilbyde en pen til at udfylde en formular. Endelig skal receptionisten altid føre føringen til at sikre gæsten, at hans tilstedeværelse er tilladt, og for at redde ham forlegen for ikke at vide, hvor han skal hen.
