I dagens verden kan du kommunikere professionelt ved hjælp af flere metoder. Det er vigtigt at kende reglerne for korrekt forretningskorrespondance for breve, e-mails og lykønskningskort. Små fejl kan gøre forskellen mellem at imponere den person, der modtager din korrespondance og fornærme ham. Det er også nyttigt at vide, hvornår en email er tilstrækkelig i forhold til et skrevet bogstav eller en håndskrevet note.
Traditionelle breve
Udskriv traditionelle bogstaver på brevpapir med et tyngre eller struktureret lager. Brevpapiret skal indeholde afsenderens navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse. Hvis brevpapir ikke er tilgængeligt eller brevet er personligt, skal den korrekte titel for den person eller personer, der sender brevet, vises øverst i venstre hjørne. Hvis du og din ægtefælle f.eks. Sender et klagebrev til en virksomhed, skal du inkludere følgende:
Mr. og Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Dernæst listen modtageren af din korrespondance og adressen til venstre margen. Navn og adresse skal være formel, herunder hans titler og betegnelser.
Datoen kommer næste i stavet format, for eksempel: 23. juni 2010. Under datoen skal du inkludere en linje, der refererer til emnet for brevet, ved hjælp af formularen "RE: (reference)".
Hilsen er næste og bør afspejle dit forhold til festen. Hvis du er på fornavn, hilser du hende med "Kære" og inkludere hendes fornavn. Hvis brevet går til en afdeling eller en ukendt modtager, skal du bruge "Kære herrer" eller "Kære herre eller fru:" eller endda "til hvem det kan bekymre sig."
Alle forretningsbrev bør lukkes formelt. Det bedste valg til en professionel afslutning er simpelthen "Med venlig hilsen" eller "Hilsen." Undgå frilly endinger.
Håndskrevne noter
En håndskrevet note er hensigtsmæssig i mange forretningssituationer, såsom taknemmelighed, tillykke med resultaterne af sådanne gradueringer, familiefødsler, kampagner og kondolanser.
Konvolutten skal indeholde modtagerens formelle navn og adresse. Din returadresse skal vises på bagsiden af konvolutten, selvom den kan gå i øverste venstre hjørne af forsiden.
Kortet skal indeholde en velkendt hilsen baseret på dit forhold. Hvis du er på fornavn, skal du bruge fornavnet. Hvis ikke, vælg en respektfuld hilsen, der passer til stemningen.
Hold koden af noten kort og skriv eller udskrive pænt i blåt eller sort blæk. Hvis du ikke har anstændig håndskrift, skal du finde en person, der gør det.
Kom til sagen. Hvis du siger tak, skal du vælge en sætning eller to, der minder modtageren, hvad du takker hende for, men ikke for detaljeret. Hvis du lykønsker en person, skal du inkludere, hvad for og i givet fald hvordan du modtog oplysningerne. Hvis en kundes engagement var i avisen, fx klip annonceringen og inkludere den med kortet eller referere det i din note.
Afslut notatet med "Med venlig hilsen." Skriv brevet med dit formelle navn og titel, hvis du er mindre bekendt med modtageren. Hvis du er mere fortrolig, er dit fornavn passende.
Email præsenterer et nyt debatemne for forretningskommunikation manerer. Den første regel er at vide, at din modtager accepterer eller foretrækker e-mail korrespondance.
Præsentér en respektabel email profil. Din adresse og emnelinjen skal identificeres og afspejle din forretnings- eller faglige status. For eksempel, hvis du sender email til kunder, skal det være "[email protected]" i stedet for "[email protected]."
Der er ikke behov for en indvendig adresse som med traditionelle bogstaver, så start med hilsen, som skal afspejle dit forhold til modtageren og være så formelt som muligt. En almindelig forretningsmail email faux pas er manglen på en simpel hilsen, som fortæller modtageren, at e-mailen er beregnet til ham.
Brug ikke en e-mail til at løse et forretningsproblem, der skal håndteres personligt. Undgå emailkonfrontationer, og husk at e-mails lever for evigt på harddiske og servere og kan bruges i retten.
Undgå at ramle i forretningsmails. Hvis du skal medtage mange detaljer, skal du oprette et dokument til dem og vedhæfte det i stedet for at placere dem i emnet.
Undgå humørikoner, computer slang, udråbstegn eller spørgsmålstegn mere end en gang, og caps lås. Hvis du er i tvivl om indholdet eller formatet, skal du prøve at udskrive det på brevpapir og vurdere dets professionalisme. Hvis det ikke virker professionelt på papir, er det ikke professionelt i en email.
Lav den afsluttende professionelle med "Tak" eller "Med venlig hilsen." Dine forretnings- og kontaktoplysninger skal gå i din e-mail-underskrift. En scannet eller på anden måde elektronisk formateret signatur er acceptabel. Hvis du normalt bruger et citat, tagline eller andre oplysninger, skal du vurdere, hvor passende det er for forretningssituationer.
