At starte eller drive en virksomhed er et spændende eventyr, der medfører en lang række opgaver, som at holde øje med den økonomiske sundhed i din organisation. Der er mere end en tilgang til økonomisk forvaltning, så det er afgørende at vælge det rigtige grundlag for regnskab for din organisation for at få et præcist billede af de økonomiske tendenser og lave fremskrivninger for din virksomhed. Den regnskabsmetode du bestemmer dig for kan også påvirke, når dine aktiver er flydende. Uanset om du bruger en revisor eller sporer indkomst og udgifter selv, skal du kun vælge en regnskabsmetode og holde fast ved den for konsistens og nøjagtighed.
Grundlag for regnskabsføring
De to typer regnskaber, som de fleste virksomheder anvender, er periodiseringsbaseret og kontantbaseret metode. Nogle virksomheder anvender den modificerede kontantbaserede metode, som kombinerer principper fra både periodiserings- og kontantbaserede metoder.
Mens hver regnskabsmetode registrerer aktiver, passiver og egenkapital, adskiller de sig hver gang de registreres, hvilket påvirker den økonomiske snapshot af en virksomhed på et givet tidspunkt.
De tre primære komponenter i den grundlæggende regnskabsformel (som skal balancere til enhver tid) er som følger:
- Aktiver: Aktiver henviser til materielle og immaterielle aktiver i en virksomhed, såsom kontanter, jord, lager, bygninger, tilgodehavender, investeringer og andre økonomisk levedygtige poster. Aktiver lige forpligtelser plus egenkapital.
- passiver: Forpligtelser henviser til en virksomheds finansielle forpligtelser til at betale sine kreditorer for gældsforpligtelser, påløbne lønninger og lån.
- Egenkapital: Ejerandel eller egenkapital refererer til det disponible overskud. Egenkapital plus forpligtelser lige aktiver.
Periodiseringsmetode
Periodiseringsmetoden for regnskabsrapporter indregnes i resultatopgørelsen, når de fortjenes og matcher omkostninger i forbindelse hermed, når omkostningerne opstår, ikke når regningerne betales. Periodeopgørelsen resulterer i en resultatopgørelse, der giver en nøjagtig gengivelse af din virksomheds rentabilitet i en bestemt periode. Hvis en salgsrepræsentant f.eks. Foretager et stort salg den 15. december, men ikke forventer at modtage betaling indtil 15. januar i det næste kalenderår, registrerer opgørelsesmetoden salget som omsætning i december.
På samme måde, hvis et stort projekt kræver bestilling af materialer i denne måned, registrerer periodiseringsmetoden for regningen fakturaen som en udgift snarere end at vente, indtil den er betalt. Denne metode hjælper med at holde styr på de penge, du skal reservere for at betale fakturaen. Det hjælper også med at undgå fejl, hvor du ved et uheld køber noget med penge, der allerede er udpeget til et andet formål.
Hvis udgifterne påløber på grund af indkomne indtægter, svarer de udgifter, der er nødvendige for at installere møbler, til en kunde bestilt. Disse udgifter matches og registreres med indtægterne i stedet for opført separat og giver et rimeligt præcist billede af, hvilken kapital der vil være tilgængelig efter projektets afslutning. Dette er praktisk, fordi det holder både aktiver og passiver fra at blive oppustet, hvilket kan ske, når de registreres separat. Det gør også sporingsmarginalerne enkle og hurtige, fordi indtægter og udgifter til det samme projekt spores sammen.
Samtidig med at der opretholdes et bredt og langsigtet perspektiv på økonomien er nyttig i erhvervslivet, er periodiseringsmetoden ikke uden sine ulemper. Periodiseringsregnskaber kræver mere estimering og gættearbejde end kontantregnskaber, som kun omhandler indtægter og omkostninger, som de opstår. For eksempel er det muligt at tælle indkomst før det rent faktisk er på din bankkonto og derefter bruge det, sende en ny virksomhed til den røde eller endda konkurs.
Periodiseringsmetoden tager også mere tid og er bedst overvåget af en professionel revisor, der kender ins og outs af, hvordan man bruger regnskabsopgørelsesmetoden præcist. Et klæbrigt regnskabsområde, der bedst overlades til fagfolk, er at estimere dårlig gæld eller indkomst, som ikke sandsynligvis vil komme igennem. Mens din virksomhed sandsynligvis hovedsageligt har pålidelige kunder, der betaler deres regninger straks, vil der være dem, der betaler deres regninger sent eller slet ikke. En professionel revisor ved, hvordan man estimerer disse tab for at give dig et relativt præcist billede af din virksomheds økonomiske sundhed.
Kontantgrundlag for regnskab
Kontantgrundlaget for regnskabsposter optager indtægter, når der modtages penge og udgifter, når de betales. Forestil dig f.eks., At din virksomhed køber 75 ledningsrør til et kommende byggeprojekt, men fakturaen kommer ikke frem til en måned efter, at du har modtaget varerne. Din bankkonto er lidt slank, og så venter du en uge til at betale fakturaen, efter at den er modtaget. Du registrerer ikke udgiften før den tid, selv om din virksomhed måske allerede har placeret røret i byggeprojektet. For en lille virksomhed kan det føles som en lettelse at ikke behøver at registrere en udgift, før den er betalt, men det kan også medføre, at du ved et uheld overskrider dit budget og ikke kan betale penge, du skylder en kreditor straks.
De samme principper gælder for indtægter. For eksempel underskriver du en kontrakt med en ny kunde, der accepterer at betale din virksomhed flere tusinde dollars efter afslutningen af et større projekt, hvilket vil tage dig et par måneder at fuldføre. I mellemtiden skal din virksomhed købe materialer og færdiggøre arbejdet, hvilket er en udgift. Ved hjælp af kontobaseret regnskab, har du kun de midler, der i øjeblikket er på din bankkonto til rådighed for at købe forsyninger. Mens du ikke ved et uheld kommer ind i den røde med banken, vil du få et oppustet billede af udgifterne nu og et oppustet billede af din indkomst i to måneder, når projektet er færdigt. Dette gør enhver oversigt over kontanter til rådighed for din virksomhed unøjagtig og upålidelig.
Mens kontobaseret regnskabsmetode ikke er så nøjagtigt som periodiseringsgrundlaget på lang sigt, er det én fordel, at det ikke kræver så meget wiggle room som periodiseringsgrundlaget. Den estimering, der kræves af periodiseringsgrundlaget, anvendes mest sikkert af en virksomhed, der er rentabel, med tilstrækkelig økonomisk gearing til at dække udgifter, før indtægterne er modtaget. Din virksomhed kan begynde med kontobaseret regnskabsmetode og derefter, ved hjælp af en professionel revisor, flytte til periodiseringsbasis som din egenkapital stiger.
Ændret kontantgrundlag for regnskab
Den modificerede kontante basis for regnskaber kombinerer styrken af både periodiseringsprincippet og kontobaseret regnskab. I denne metode dokumenteres indtægter, som den tjener, ved hjælp af periodiseringsmetoden. Samtidig dokumenteres udgifterne, når de betales, ligesom i kontante metode. Selvom den modificerede kontantbaserede metode ikke overholder almindeligt anerkendte regnskabsprincipper eller GAAP, mener nogle virksomhedsejere, at det bringer det bedste af begge hovedmetoder til regnskabsmæssig behandling sammen.
For eksempel, hvis du kontrakt om at bygge et hus i oktober, der vil være færdig i januar, er indtægterne registreret i oktober. De byggematerialer, der købes til projektets afslutning, registreres gradvist gennem hele projektet.På denne måde opretholder din virksomhed en nøjagtig oversigt over indkomst og salg, samtidig med at du har fleksibilitet til at holde aktiver væske så længe som muligt under selve byggeprocessen. Det ændrede kontante grundlag for regnskab kan derfor være nyttigt for nogle små virksomheder, der har store projekter, der kommer ind uden at den store bankkonto matcher.
Den væsentligste ulempe ved den ændrede kontantbaserede regnskabsmetode er, når en ekstern agent eller revisor undersøger din virksomheds regnskaber. Fordi denne metode ikke er i overensstemmelse med GAAP, skal du gå tilbage og konvertere alle dine optegnelser til enten kontantbaseret metode eller periodiseringsmetode. Dette overskydende arbejde ville koste din organisation tid og penge på lang sigt.
