Anmodning om godkendelse af et projekt eller et stort køb kan være nervøs og frustrerende. Men med den rigtige formulering og indstilling er du mere tilbøjelig til at få det fremadvendte, du har brug for. Forskning er også vigtig: Du skal vide præcis, hvad du har brug for, ved, hvad virkningen på din virksomhed vil være og være i stand til at forklare det i forhold til, at din chef kan forstå. Et specifikt og velskrevet anmodningsbrev kan gå langt hen imod at gøre din ide eller projekt til virkelighed.
Forskning dit forslag
Det første skridt i enhver godkendelsesproces undersøger, hvad du har brug for. Hvis du spørger om et nyt firma køretøj, skal du undersøge præcis, hvilken type køretøj du ønsker, hvor meget det vil koste, og hvordan det passer til virksomhedens behov. Udfyld ikke en generel erklæring om, hvad du vil godkende. Modtageren af dit brev er mere tilbøjelig til at afgøre til din fordel, hvis det klart fremgår af Deres brev, at du har bestræbt dig på at finde ud af, hvad der er bedst for virksomheden. Endnu vigtigere er, jo mere specifik du er, desto mere sandsynligt er det, at hun vil være behagelig at give dig godkendelse til et projekt eller køb, fordi hun vil vide præcis hvad du vil gøre efter godkendelsen.
Formater brevet korrekt
Start med at adressere din chef ved navn og titel (for eksempel Vice President Smith). Hvis du ved en tilfældighed ikke ved, hvem der læser brevet, skal du henvende dig til brevet til personens titel (f.eks. "Kære kommissær.") Men personalisering er vigtigt, så gør dit bedste for at finde ud af personens navn og rette titel. Du kan ofte finde dette på organisationens hjemmeside, eller ved at hente telefonen og bede om personens navn.
Indsæt derefter det køb eller det forslag, du vil have godkendt. Prøv at gøre dette i første punktum i dit brev. Dette vil give læseren mulighed for at få en klar ide om, hvad du foreslår med det samme og give hendes kontekst til resten af brevet. Dette lader også hende vide, at du ved præcis, hvad du vil have.
Eksempel:
Kære Supervisor Cunningham,
Castle Rock High School marcheren har brug for nye uniformer.
Giv detaljerede eksempler
Derefter forklarer, hvorfor den handling du foreslår bør tages. Selv om det ser ud til at være indlysende, hvorfor et køb er nødvendigt, skal du forklare begrundelsen bag det i detaljer. Hvis dit brev modtager ikke ser en god grund til den handling, der foreslås i brevet, vil det mislykkes. Det bør kun tage et par sætninger for at gøre dette.
Eksempel:
Vi købte sidste år uniformer i 1992, og den nuværende samling er meget ragged og slidt.
Fortsæt med at oplyse alle de grunde, at forslaget ville være til gavn for din virksomhed.Det handler om, hvad dit arbejde vil gøre for virksomheden, ikke om hvorfor du personligt mener, at forslaget er vigtigt.
Eksempel:
Det marcherede band repræsenterer vores skole i parader, fodboldkampe og andre samfundsmøder. Nye uniformer ville sætte vores skole i et meget mere positivt lys.
Vi skal nu betale et skræddersyet firma tusindvis af dollars hvert år for at opretholde vores gamle uniformer. Nye ville fjerne disse gebyrer.
At have nye moderne uniformer vil i høj grad øge moral for hele bandet, hvilket generelt resulterer i højere karakterer for alle medlemsstuderende.
Konkluder med værdifulde oplysninger
Afslut dit brev med dit navn, e-mail-adresse og telefonnummer og bede læseren om at kontakte dig med spørgsmål vedrørende brevet eller forslaget. Hvis det er relevant, skal du også notere den dato, som du håber at du vil have svar på din anmodning. Når du er færdig med brevet, skal det ikke være mere end en side, medmindre du har en meget god grund til at fortsætte til en anden side (som et meget komplekst forslag, der kræver lang forklaring eller en lang liste over årsager til hvorfor Din anmodning ville være gavnlig).
Eksempel:
Hvis du har spørgsmål, er jeg glad for at møde dig når som helst.
Tak skal du have,
Ben Warren, direktør, [email protected] 555-1234
Endelige tips
Skriv altid på en respektfuld og formel måde. For eksempel, i stedet for at sige "Det ville være godt for virksomheden, hvis vi kunne købe et par nye printere", skriv noget som "Hvis virksomheden skulle købe fem nye printere, ville det være til fordel for eksempel Corp. fordi …" Hvis det ikke allerede er nødvendigt, skal du overveje udskrivning og håndleverance af dit brev i stedet for at sende det til din modtager. Det vil vise, at du virkelig bryr dig om dit forslag og vil gøre det mere sandsynligt, at han husker at svare på brevet i rette tid.
Bemærk, at et velskrevet godkendelsesbrev muligvis ikke får dig overalt - din modtager kan beslutte at selve forslaget er problemet. I så fald skal du komme med en helt ny ide eller bide din tid, indtil du kan prøve igen.
