Politikker og procedurer er vigtige for en virksomhed, fordi de som forklaret af sundhedsministeriet og familier i Australien definerer, hvordan en virksomhed skal fungere og identificere virksomhedens moralske, etiske og juridiske synspunkt. Forbedring af politikker og procedurer kan således styrke virksomhedens produktivitet og interne og eksterne forhold. Dette kan igen omsættes til bedre omsætning og overordnet succes.
Identificere virksomhedens formål. Alt i politikker og procedurer skal afspejle disse mål.
Gennemgå de nuværende politikker og procedurer for at finde ud af, om de er opdaterede og opfylder virksomhedens mål.
Gennemføre formelle og uformelle medarbejdermøder, interviews og undersøgelser for at få input til, hvad medarbejderne føler, skal være i politikker og procedurer. Det er muligt, at ledelsen kan have forskellige synspunkter om, hvad der er vigtigt for politikker og procedurer. Inkluderet medarbejderudtryk eliminerer risikoen for at have politikker og procedurer, som ikke opfylder medarbejdernes behov.
Undersøg lovgivninger, der gælder for forretningsaktiviteter. Disse love kan ændre sig over tid. Den nuværende politik og procedurer manual skal afspejle den nuværende version af lovene og klart definere, hvordan disse love påvirker protokoller.
Opdel politikkerne og procedurerne i to afsnit. Det første afsnit skal skitsere de protokoller, der gælder for alle medarbejdere. Det andet afsnit skal opdeles af afdelingen og præcisere de regler, der gælder for hver virksomhedsafdeling. Dette giver medarbejderne mulighed for at finde data, der vedrører deres arbejde meget hurtigt.
Vælg et format for de reviderede politikker og procedurer, der er koncise og ikke efterlader læsere, der flipper over hele manualen.
Udvikle og kød ud omridset for hver sektion. Spørg dig selv, om beskrivelserne af tjenester og job er klare og få dem gennemgået af et udvalg for at identificere områder af tvetydighed.
Gennemgå politikkerne og procedurerne for de 7 Cs. Som beskrevet af Chris Anderson fra work.com, omfatter de 7 C'er kontekst (inklusioner er relevante), konsistens (udtryk brugt på samme måde i hele), fuldstændighed (ingen informationsgab), kontrol (vilkår detail virksomhedens mål og myndighed), overholdelse (vilkårene viser, hvordan man skal opfylde regler samt sanktioner), korrekthed (ingen typografier, stave- eller grammatikfejl) og klarhed (ingen tvetydighed).
Har politikker og procedurer gennemgået af eksperter uden for virksomheden. For eksempel kan en advokat undersøge politikker og procedurer for at sikre, at de ikke indeholder lovlige smuthuller eller passiver.
Tips
-
Hold de forskellige læringsstile i tankerne, når du opbygger politikker og procedurer. Sørg for at inkludere grafer og visuelle repræsentationer for at hjælpe dem, der er mere grafiske elever.
