Strømning af politikker og procedurer i en virksomhedsindstilling kan være en vanskelig proces. Uanset om virksomheden er et produktionsanlæg eller kun et lille kontor, vil det være til stor gavn af strømlining af alle politikker og procedurer, som virksomheden beskæftiger sig med. Dette projekt er svært for en person at styre i stor skala. Da denne proces kræver undersøgelse af alle niveauer i virksomheden, kan det tage flere år, før opgaven er fuldstændig afsluttet.
Undersøg alle de politikker og procedurer, der opstår i din virksomhed eller det firma, du arbejder for. Tag flere dage for at observere hver afdeling af virksomheden og hvilke politikker og procedurer de gør hver dag.
Bemærk, hvilke procedurer og politikker der er overflødige eller sænk produktiviteten af medarbejderne. Find ud af, hvor lang tid det tager at få godkendelse af opgaver, sammen med eventuelle licenseringer, notarer eller tilladelser fra domstole.
Vurdere hver politik og procedure for omkostningseffektivitet, effektivitet og nødvendighed.
Lav en ny politik og procedureplan, der eliminerer unødvendige administrative opgaver, godkendelser eller papirarbejde. For eksempel kan medarbejdere indtaste data i et regneark og e-maile det snarere end at udskrive en hard copy.
Vær opmærksom på eventuelle duplikatprocesser, der forekommer i virksomheden, f.eks. Gennemgang af et projekt fra flere forskellige personer. Eliminer så mange dobbelt trin som muligt. For eksempel kan et projekt, der er gennemgået af flere personer, kun have brug for en kvalificeret anmeldelse.
Spørg medarbejdere, ledere og endda udenfor partnere, der arbejder sammen med virksomheden, hvad de ville ændre om virksomhedens politikker og procedurer. Dette kan medføre mange fejlbehæftede politikker for at lyse og hjælpe med at lave et firma, som alle niveauer er tilfredse med.
Find den hurtigste og enkleste måde at udføre opgaver ved at se flere medarbejdere udføre den samme opgave. Når du har opdaget den ideelle måde at udføre opgaven på, træner du alle de øvrige medarbejdere for at fuldføre opgaven på den måde.
Reparation og opgradering af alt udstyr, maskiner og computere i virksomheden. Dette vil reducere unproductive tid og hjælpe med at fremskynde den endelige proces.
Undersøg alle manualer og træningsdokumenter. Forenkle alt sprog og reducere alle unødvendige dele af manualen for at give en klar og præcis standard for udførelse af opgaver.
Indsamle alle data, og lav derefter et forslag til at fjerne unødvendige politikker og procedurer. Indsend dataene til ejerne af virksomheden, så de kan afgøre, hvilke ændringer der skal gennemføres.
