At skrive et forretningsbrev til en person, du ikke ved, er typisk ikke vanskeligere end at skrive et brev til en person, du allerede er bekendt med. Brevets format skal dog stadig være professionelt og overholde de rette standarder for kommunikations etikette i erhvervslivet. Før du begynder en virksomhedsbogstav, skal du sørge for, hvordan du staver modtagerens navn korrekt og har personens korrekte titel og firmaadresse.
Start brevet med en ordentlig forretningsindføring for en ukendt person, som "Kære Mr. Smith" eller "Kære Ms Johnson" ved at bruge personens eget efternavn. Hvis brevet er rettet til en kvinde, hvis ægteskabsstatus er ukendt, skal du bruge præfikset "Ms." Afslut introduktionen med et kolon i stedet for et komma, hvis brevet er mere formelt.
Introducer dig selv til modtageren, da du endnu ikke har mødt. Forklar hvorfor du skriver i første afsnit i brevet.Indsend faglig stemme formålet med din henvendelse og hvad det er, du spørger modtageren.
Skriv brevet i et forretningsformat. Brug stykker, der skylles tilbage til siden af siden, og undgå punktindrykning. Inkluder et enkelt rum efter hvert afsnit. Afslut brevet med en forretningsorienteret underskrift som "Venlig hilsen" eller "Hilsen".
Brug en professionel og objektiv stemme i brevets krop. Bliv upartisk og venlig, mens du stadig overfører respekt. Medtag en tak for hans tid.
