Omhyggeligt at lave et svar på en virksomheds email - hvad enten det er fra en kunde, udsigter, chef eller kollega - kan gøre hele forskellen for at sikre den ønskede reaktion og reaktion.
Forstå forfatteren
Se omhyggeligt hvem der skrev emailen, da dette spiller en rolle i formalitetsniveau du bruger til at svare. Eksempelvis foreslår e-mail-ekspert Lindsay Pollak at svare på en e-mail, der bruger formelt sprog ved at bruge lignende formelle og høflige sprog. Hvis afsenderen bruger en uformel tone, brug en mere afslappet tone, men hold den professionel.
Bestem udfaldet
Find ud af hvad handling du vil have læseren til at tage når du svarer. For eksempel, hvis du sender et svar til et prospekt, vil du have dem til at købe. Men hvis du sender et svar til din chef, vil du have hende til at tro, du er professionel og i stand til. Svar til folk om kundeservice problemer skulle resultere i en glad kunde, der føler, at hans behov var opfyldt.
Tips
-
Vent, indtil du har roet ned for at reagere på en kontroversiel email.
Beskriv resultatet i sætning 1
Brug den første sætning i dit svar til Beskriv hvad du vil opnå, foreslår Geoffrey James, en bidragende redaktør hos Inc. For eksempel, hvis en kunde sender en e-mail med en klage, skal du bruge din første sætning til at sige, at du vil løse problemet, så kunden føler sig glad og tilfreds med købet.
Lav dine point
Nu er det tid til at forklare, hvordan du planlægger at få din første sætning til at ske. Brug små afsnit at lave dine point. James anbefaler at bruge bevis for at sikkerhedskopiere de ideer, du beskriver i dit svar. Afhængigt af emnet og handlingen er det muligt at bevise så enkelt som at påpege en kendsgerning eller lige så omfattende som at give flere detaljer, der er specifikke for emnet. For eksempel, hvis din chef spørger, hvorfor du vil have en udgift godkendt, giver en eller to om, hvordan godkendelse af udgiften vil gavne afdelingen eller firmaet generelt.
Giv en opfordring til handling
Brug din sidste sætning til gentag hvad du vil have læseren til at gøre næste. Denne sætning skal gå hånd i hånd med dit indledende afsnit. For eksempel for at gøre din kunde glad, skal du forklare det trin, du er villig til at tage for at løse problemet.
Log af
Endelig brug sign-off ord, f.eks. "Bedste" eller "Tak", så modtageren ved, at de har nået slutningen af e-mailen, foreslår Forbes-medarbejderforfatter Susan Adams. Tilføj dit navn, og medtag din virksomheds signatur i alle e-mails. Signaturen skal indeholde dit fulde navn, firmanavn og kontaktoplysninger, herunder telefonnummer og webadresse.
Tips
-
Proofread og stavekontrol din email inden du trykker på "send" knappen. Ellers kan fejl få dig til at se sjusket og uprofessionelt.
