Uanset om man møder med klienter for at præsentere et forslag eller gennemføre en arbejdslunch med personalet, kan man sende en invitation via e-mail til en hurtig og effektiv måde at koordinere arrangementet på.
Overvej dit publikum. Tonen i din email skal tilpasses til, hvem du inviterer til frokostmødet. En afslappet tone virker fint, hvis din frokostmøde er med personale, og du vil bruge tid på at diskutere strategier og brainstorming. Hvis formålet med mødet er mere seriøst, skal du gøre det klart i din brevveksling til inviterede medarbejdere. Hvis frokostmødet er hos kunder, kan du have brug for en mere formel tone, afhængigt af dit samarbejde med dem.
Find en restaurant, der vil kunne rumme din gruppe. Afhængigt af antallet af inviterede, kan du søge en facilitet, der har et privat værelse til rådighed. Ved planlægning af et frokostmøde med klienter kan det være med til at finde et spisested, der er mindre hektisk, hvor samtalen ikke vil blive anspændt på grund af støj.
Bestem hvem du skal invitere til frokostmødet og konsultere kontorkalenderen for at afgøre, om alle parter vil være tilgængelige på den pågældende dato. For medarbejdernes frokostmøder skal du foretage et hurtigt telefonopkald for at spørge, om de udvalgte inviterede vil være tilgængelige på den dag og derefter bede dem om at holde den åben, mens planerne færdiggøres.
Ring til den ønskede restaurant og opret en foreløbig reservation. Lad dem vide, at du måske skal tilpasse antallet af deltagere tættere på den dato. Hvis du opdager, at du vil have flere til at deltage end oprindeligt planlagt, skal du sørge for at give besked til restauranten så hurtigt som muligt, så personalet kan imødekomme dine behov.
Skriv din email, herunder e-mailadresserne til hver person, du ønsker at invitere. Brug emnelinjen til at angive årsagen til e-mailen. Inkluder ord som "Vigtigt" eller "Marker dine kalendere", og medtag datoen og årsagen. For eksempel kan dit emne læse: "Vigtigt: Arbejde frokost på 2/18/09-RSVP Nødvendigt." Til frokost med en klient, selvfølgelig, skal du finesse emnelinjen og vende den til en anmodning, snarere end en efterspørgsel.
Brug e-mailens legeme til at forklare nødvendigheden af frokostmødet og hvad du vil gerne deltagerne medbringe eller dele under mødet. Afhængigt af hvor svært det er at fastholde folk, vil du måske kræve, at de RSVP, så du kan afslutte reservationstællingen med restauranten.Hvis du opretter en klientlunch, kan du anmode om et frokostmøde og angive, hvilke ting du vil diskutere med dem
Tips
-
Din tilgang bør baseres på din virksomheds arbejdsmiljø, fra afslappet til formelt. Send en kopi til administrativt personale, så kontorkalenderen kan opdateres.
