Sådan opretholder du Corporate Records. Korrekt opretholdelse af virksomhedsrekorder kan være afgørende for din organisations succes. Følg disse trin.
Elementer du skal bruge
-
Computer med internetadgang
-
Arkiveringssystem
Forstå hvilke corporate records er
Hold klart, effektivt spor af virksomhedernes beslutninger ved brug af møderminutter og andre notater taget. Virksomhedsoptegnelser omfatter alle vigtige dokumenter vedrørende din virksomhed, fra kontrakter til virksomhedsbesættelsesresolutioner til ejendomsleasing godkendelsesskemaer.
Ved at holde corporate records er ikke den opgave, at det ser ud til at være, når du først starter et selskab. I fremtiden vil du henvise til disse optegnelser for at bestemme virksomhedens mål, partnerindgang og endda at bilægge interne tvister over virksomhedens retning og mission.
Optag alle større virksomhedernes beslutninger. Hvis du ikke er sikker, optag den. Med moderne scanningsfunktioner og off-site papirhåndtering er det fint at have tykke, kødfulde filer som optegnelser over virksomhedernes møder. En grundig indholdsfortegnelse vil spare tid i fremtiden, når informationen er nødvendig.
Ved hvornår at optage
Noter protokollen til de årlige generalforsamlinger og bestyrelsesmøder, selv når de foregår via et konferenceopkald eller via internettet. Disse har tendens til at være mindre formelle end interne møder, men det er ofte, hvor de bedste ideer er bandied om.
Ved, at beslutninger, hvad enten de er mellem partnere eller dem, der er besluttet af virksomhedens medarbejdere, er kun så stærke som det papir, de er skrevet på. Verbale aftaler har ringe vægt på virksomhedernes indstillinger, og det er derfor, at virksomhedernes registrering er så vigtig.
Tips
-
At holde en virksomhedsoptegnelser vejledning på kontoret vil hjælpe nogen udpeget som records keeper til korrekt format og indeks minutter. Når optegnelser skal sendes off-site, skal du holde kopier på kontoret og i en brandsikker, off-site placering. Den tid, du bruger ved at opretholde en firmapostbog, afhænger normalt af virksomhedens størrelse. Store virksomheder må muligvis ansætte en medarbejder specifikt til at håndtere poster. Små virksomheder kan ofte komme forbi med at bruge en time eller så pr. Uge opdatering af posterne.
Advarsel
Tror ikke, at du ikke har tid til at registrere din virksomheds beslutningstagning korrekt. Ved at holde en veldefineret virksomhedsregnskabsbog kan du spare tid og penge, og du kan spare dig, når du står over for retssager i fremtiden. En firmapostbog indeholder fortrolige oplysninger, der er væsentlige for din virksomhed. Tag det aldrig hjemme eller fjern det på anden måde fra arbejdspladsen. Du vil ikke være ansvarlig for dens tab.
