Records management i en virksomhed omfatter klassificering, lagring, sikring og bevarelse eller bortskaffelse af poster. Fotografier, e-mails og filer betragtes som optegnelser. Records er klassificeret efter deres forretningsfunktion. For eksempel kan en fil klassificeres "aktiv" og være placeret i statusrapport serien. Selve serien kan kategoriseres som historisk eller skattemæssig.
gyldige
Records management spiller en afgørende rolle for organisationer, der producerer mange juridiske dokumenter. Det er vigtigt for eksistensen af et selskab at et bibliotek af juridiske filer opbevares. Den juridiske proces kan gøres mere kompleks, hvis registreringshåndtering ignoreres. Juridisk dokumentation skal være let tilgængelig, hvis selskabet er involveret i en sag, eller hvis der opstår en juridisk krise.
Administrativ
Fra et administrativt synspunkt skal et registerstyringsprogram identificere, bevare og bortskaffe optegnelser på en logisk og juridisk måde. I skolesystemer kan vedligeholdelses- og arkiveringsoptegnelser indeholde oplysninger fra instruktører. Denne type information omfatter maskinskrivet eller tekstbehandlet materiale. Også medtaget er breve, der er blevet sendt til studerende og forældre.
Forskning
En virksomheds markedsundersøgelser, strategiske planer og forretningsplaner er tidsfølsomme dokumenter. Hvordan de bruges, afhænger af organisationens igangværende projekter eller mål. Hvis et selskab søger at trænge ind på et nyt marked, kan det stole på primær eller sekundær forskning. Enhver form for referencemateriale kan spille en væsentlig rolle i virksomhedens ekspansionsindsats.
