At have en lille virksomhed betyder ofte, at færre mennesker er tilgængelige, de har mindre tid, og de skal ofte gøre flere forskellige opgaver på én gang. At have indstillet kontorprocedurer kan spare tid, stress og penge for alle involverede. Standardprocedure betyder, at alle parter ved, hvordan de skal fortsætte i deres daglige aktiviteter, og hvor det endelige ansvar ligger.
Human Resource Issues
Menneskelige ressourcer er et område, hvor forudbestemte politikker og procedurer mest kan eliminere forvirring og konflikt. Der bør være klare procedurer for fravær, telefonanvendelse, sygedag, ferieanmodninger, sundhedsforsikring og arbejdssikkerhed. Det er ofte en god idé at kompilere en manual, uanset hvor lille det er, for at give svar på forskellige problemer forud for problemer. Medarbejderkonflikter, tyveri, chikanering, vold på arbejdspladsen og andre vigtige spørgsmål kan styres med klare politikker og procedurer til styring af disse situationer. Medarbejder anmeldelser og advarsler kan dækkes samt benefit pakke datoer og andre spørgsmål.
Job Pligter
Særligt små kontorer kan have vanskeligheder med at redegøre for medarbejdernes nøjagtige arbejdsopgaver. Forvirring kan elimineres ved at sikre, at medarbejderne ved, hvad deres job indebærer, og hvilke yderligere opgaver de måtte blive pålagt at dække. Dette kan kræve organisatoriske diagrammer, der angiver hvem der overtager, når andre er ude af kontoret på sygedage eller ferie tid. En klar beskrivelse af, hvem der har det sidste ord på bestemte områder, kan gå langt i retning af at forhindre forvirring og hårde følelser inden for kontornetværket. Ifølge Smallbiztrends.com er kontorchefen mest sandsynligt at være den ene til at tage en ekstra opgave som menneskelige ressourcer, indkøb og informationsteknologi bekymringer, der går ud over traditionelle kontorlige opgaver.
Finansielle procedurer
Omkostningerne kan hurtigt komme ud af hånden, når de driver en lille virksomhed, så et brugervenligt kontorregnskabsprogram er afgørende for gode kontorprocedurer. Betalingspligtige og tilgodehavender på daglig basis kan nemt nås for at sikre, at virksomheden kører inden for budgetmæssige begrænsninger. Adgang til finansielle data kan begrænses til dem, der har brug for at vide. Procedurer for styring af kontanter og små køb bør være klare med nem registrering. Former skal standardiseres for indkøbs-, lager-, fakturering- og vedligeholdelsesproblemer.
