Small Cash Procedures

Indholdsfortegnelse:

Opretholdelse af en mindre pengefond er 90 procent rekordføring. De andre 10 procent kontrollerer hvem der har lov til at få adgang til midlerne. Uanset hvilken type virksomhed du er i, og uanset hvad du bruger din små penge til, følger disse to principper sammen med nogle enkle budgetprocedurer, at din likvide beholdning afbalanceres.

Filbevis for alle indkøb

Når du kører en likvide fond, er det første, du skal gøre, at etablere et effektivt og funktionelt rekordbehandlingssystem. Du skal få kvitteringer og fakturaer for hver enkelt transaktion, hvor småkasser anvendes og kopier dem. Dette sikrer, at du har to separate filer, hvis du mister en kvittering. Udfyld ikke bare dine kvitteringer i en mappe, men arkiver dem kronologisk og overvej at sætte kvitteringerne i separate mapper for hver måned.

Etablere accepterbare anvendelser til småkasser

Brug ikke små penge ubestrideligt. Du bør have specifikke retningslinjer for, hvad du kan bruge kontanter til og hvad du ikke kan. For eksempel ville køb af alkohol med midler normalt være en uacceptabel anvendelse, selvom alkoholen var til en business-sponsoreret social begivenhed. For at beskytte dig selv og andre, der har adgang til kontanter, skal du have skriftlige regler om, hvad der er acceptable omkostninger.

Kontroladgang

Hold altid din pengeforsikringsfond låses op. Du kan holde det i alt fra en skuffe til et skab til et sikkert, men undgå at holde det i bærbare kasser eller andre opbevaringsbeholdere, der nemt kan flyttes eller transporteres væk. Udsæt ikke nøgler eller kombinationer til mere end få personer. Ideelt set bør du kun give en eller to personer en nøgle, og have nogen andre bede disse nøgleholdere for de penge, de har brug for.

Udfør periodiske revisioner

For at sikre, at dine små penge anvendes korrekt, skal du udføre periodiske revisioner. Effektive revisioner er uanmeldt, og formålet er at stikke ind på regnskabet, regnskabsproceduren og kontrollen med din mindre pengefond. Uden revision kan småbehandlingsmidler være tilbøjelige til misbrug eller dårlig forvaltning. Den enkleste måde at udføre en revision på er at have en leder, der ikke har adgang til cash check-in på fonden hvert par uger eller deromkring.

Petty Cash Audit Testing Procedures

Virksomheder, der opretholder småkasser til at betale for små efterspørgselsbehov, bør gennemføre korrekte testprocedurer for små kontanter for at sikre, at medarbejderne bruger små penge, af passende grunde og korrekt tegner sig for de små penge som brugt. Når det er muligt, en person, der ikke har adgang til småliggen

Cash Office Procedures

Kontantkontor er ansvarlig for at håndtere kontanter, checks eller postanvisninger. Med et kontante kontor kan penge være let tilgængelige. Butikker, banker og uddannelsesinstitutioner driver kontanter. Procedurer følges i et kontante kontor for at sikre korrekt og juridisk håndtering af midler. Procedurerne kan variere efter branche.

Small Office Procedures

At have en lille virksomhed betyder ofte, at færre mennesker er tilgængelige, de har mindre tid, og de skal ofte gøre flere forskellige opgaver på én gang. At have indstillet kontorprocedurer kan spare tid, stress og penge for alle involverede. Standard procedure betyder, at alle parter ved, hvordan de skal fortsætte i deres daglige aktiviteter og ...