Virksomheder, der opretholder småkasser til at betale for små efterspørgselsbehov, bør gennemføre korrekte testprocedurer for små kontanter for at sikre, at medarbejderne bruger små penge, af passende grunde og korrekt tegner sig for de små penge som brugt. Når det er muligt, skal en person, der ikke har adgang til mindre penge, være den person, der er ansvarlig for revisionen af små penge.
Timing af revisioner
Petty cash revisioner bør udføres tilfældigt og uden varsel til andre medarbejdere. Uden tilfældige revisioner har medarbejdere, der "låner" fra småkasser af personlige årsager, tid til at sætte pengene tilbage på plads, før du reviderer midlerne.
Samlet indholdet
Balancering af mindre penge i kassen eller skuffen er det første skridt i revisionen. Summen af alle småbeholdninger plus kvitteringerne for småpengekasser blev brugt til at betale for, skal svare til den samlede mængde småbeholdninger, der blev holdt til brug. For eksempel, hvis du opretholder $ 500 i mindre penge og har $ 150 i kvitteringer for små pengeudgifter, skal du have $ 350 i kontanter tilbage i skuffen. Ukontrakteret for penge eller kvitteringer bør noteres i en revisionsrapport, og alle medarbejdere med adgang til småkasser bør stilles spørgsmålstegn ved forskellen.
Gennemgå kvitteringerne
Hver kvittering skal klart forklare de købte varer. Hvis den (e) købte vare ikke er klar fra selve kvitteringen, skal varen / varerne noteres skriftligt på kvitteringen sammen med eventuelle forklaringer, der er nødvendige for udgiften. Hver købt vare skal repræsentere en passende brug af småkasser og godkendes af en leder eller en tilsynsførende, som angivet i din virksomheds politikker. Eventuel uhensigtsmæssig brug af små penge, som for personlige ting, skal noteres i din rapport. Eventuel brug af små penge til dækning af normale driftsudgifter bør noteres i din rapport og forklares af medarbejderne, så du kan afgøre, om der skal foretages ændringer i driftsprocedurerne for at dække disse omkostninger på en anden måde.
Gennemgå hovedbogen
Alle små og mellemstore udgifter skal afspejles korrekt i den regnskabsmæssige hovedbog. Kontroller kvitteringerne for forklaringen af udgiften, og kontroller, at udgiften er opført på den korrekte hovedbogsudgiftskonto.
Bekræft de købte varer
Når det er muligt, bør du bede om at se varen (erne) købt med små penge, især i tilfælde af ikke-forbrugsvarer. Hvis medarbejdere brugte småkasser til at købe lille udstyr eller andre ikke-forbrugsvarer, skal medarbejderne kunne vise placeringen af varen / varerne.
