Et mindre penge system hjælper virksomheder med at betale små udgifter hurtigt uden at registrere hver transaktion. Det er en separat fond af kontanter, der er afsat til at betale for forsyninger eller andre lave dollarudgifter. For at kunne kontrollere pengeforvaltningsfonden korrekt og registrere den korrekt i skattemæssige øjemed, bør fonden opbevares på et sikkert sted og forenes ofte.
Småkassesystem
Mens nogle detailvirksomheder driver små omkostninger ud af deres tæller betyder et ordentligt småkassesystem at afsætte en fast sum penge i en kasse eller skuffe og bruge den til at betale for små udgifter. Kvitteringerne for udgifterne går ind i kassen sammen med enhver ændring fra transaktionerne. Summen af kvitteringerne og de resterende kontanter skal altid svare til det beløb, du startede med. For eksempel, hvis du har en $ 100 småkassefond og bruger $ 27,52 på kontorartikler, vil din kvittering for køb plus de resterende penge i fonden tilføje op til $ 100.
Kvitteringer
IRS kræver indtægter for alle udgifter over $ 75, men det er en god vane at få kvitteringer for hver småkasse transaktion, uanset hvor lille. Kvitteringerne vil give sikkerhedskopieringen til småkassen genopfyldningskontrol, når du skal fylde fonden. Når små penge bliver lav, skal du altid kontrollere saldoen med kvitteringer, inden du tilføjer mere. For at genopfylde fonden skriver du en virksomhedscheck til "Petty Cash", kontanter den og tilføjer pengene til boksen. Kvitteringerne og kvotebeholdningsarket går til bogholderen for adgang til regnskabssystemet.
Rapportering
Petty cash forsoningsarket og kvitteringerne er backupen for småkassen genopfyldningskontrol. Indtast dem som en transaktion i bankregistret og tildel subtotaler til hver kategori. F.eks. Hvis kvitteringerne op til $ 97,12 og repræsenterer $ 29,88 i kontorartikler, $ 43,02 ved vedligeholdelse og $ 24,22 i kampagnen debiterer transaktionen Bank $ 97.12 og kreditter Office Supplies $ 29,88, Maintenance $ 43,02 og Promotion $ 24,22.
Holde optegnelser
Ligesom enhver anden forretningsomkostning kræver IRS at du beholder kvitteringer og anden sikkerhedskopiering i syv år. Vedhæft kvitteringerne på bagsiden af sedlerne for små kontanter og forsynet ved indskrivning. Gem dine kvitteringer ud af stærkt lys. Nogle kvitteringer trykt på termisk papir vil falme længe før kravet om opbevaring er opfyldt.
