Fra tid til anden må arbejdere muligvis opdatere deres minder om, hvordan man udfører bestemte opgaver. På samme måde vil nye medarbejdere til en organisation gerne lære tauene så hurtigt som muligt uden at skulle holde af med supervisorer eller kolleger med utallige spørgsmål. En office procedures manual udfører begge disse mål, samtidig med at der gives skriftlige protokoller og forventningsresultater, der senere kan henvises til i medarbejdervurderinger og dokumentation for disciplinære handlinger.
Identificer formålet med og omfanget af den kontorhåndbog, du vil udvikle. Indholdet af kontormanualer falder generelt i to kategorier: (1) hvordan man interagerer med mennesker og (2) hvordan man udfører specifikke opgaver, herunder drift af udstyr, der er nødvendigt for at oprette, styre og levere varer og tjenesteydelser. Office manualer indeholder også ofte organisationsdiagrammer, ressourcekataloger og prøveformer. Kompleksiteten af en kontorhåndbog er baseret på, hvem målbrugerne vil være. Hvis for eksempel indholdet vedrører kundeforhold og hvordan man behandler klager, ville det ikke være fornuftigt at inkludere kapitler om, hvordan en gaffeltruck driver, eller hvordan man håndterer farlige materialer.
Bestem den formatpræsentation, som bedst passer til virksomhedens behov. Mens kontorhåndbøger typisk regnes som vejledninger, der er trykt på papir og placeret i tre-rings bindemidler med faner af fagdeler, har teknologien åbnet døren for mere spændende - såvel som mere økonomiske - metoder til at levere information. Overvej f.eks., Om en online-procedurhåndbog gør det lettere og hurtigere for medarbejderne at få adgang til oplysninger ved at indtaste søgeord. Et elektronisk format kan også lette processen med at opdatere og revidere indhold samt indarbejde lydindhold og videodemonstrationer for at forbedre læring.
Lav en liste over alle de kapitel emner, du vil have din manual til at adressere. Hvis du for eksempel vælger at skrive retningslinjer for, hvordan du bruger forskellige stykker kontorudstyr, vil du identificere individuelle sektioner til computere, faxmaskiner, telefonsystemer, mikrofiche, fotokopimaskiner, optagesystemer, postmåler og sorteringsenheder. Bestem om du selv skal skrive alt indhold eller tildele det første udkast til hvert afsnit til personer, der er velbevandrede i emnet.
Organiser proceduremæssige trin fra de mest enkle begreber til dem, der er mere komplicerede. Overvej, om optagelse af fotografier, tegninger, tabeller eller anden grafik vil supplere brugerens forståelse af materialet. Giv en ordliste af akronymer og opgave-specifik terminologi. Hvor praktisk kan du give eksempler på, hvordan du udfylder rekvisitionsordrer, rejseudgifter, ferieanmodninger, tidsskemaer, kundeindtægter og andre former, der anvendes af virksomheden.
Fastsæt en tidsramme for at fuldføre hver sektion af den nye manual. Om nødvendigt planlægge en blok tid hver dag for at forske, skrive, gennemgå og samle indhold.
Har indholdet gennemgået af HR-personale og juridiske medarbejdere forud for formidling for at sikre, at dets sprog er klart, præcist og i overensstemmelse med statslige og føderale mandater og regler. Giv hver modtager af manualen et udskrivningsark, der angiver deres aftale om at læse materialet og overholde sine direktiver.
Tips
-
En kontorhåndbog skal altid betragtes som et igangværende arbejde og gennemgås derfor løbende for at sikre, at indholdet er en nøjagtig afspejling af de procedurer, der følges, og det udstyr, der bruges til at udføre disse opgaver.
