At miste en kunde er en uheldig omstændighed, der sker i virksomheder hver dag. Når en virksomhed taber en kunde, forsøger virksomheden ofte at få ham tilbage ved at skrive ham et undskyldningsbrev. Virksomheder taber penge, når kunderne holder op med at købe de udbudte varer og tjenesteydelser. Hvis din virksomhed taber en kunde på grund af utilfredshed, så prøv at skrive et brev til ham. Lav brevet personligt, venligt og kort. Tilbyd en undskyldning og sig de passende ord for at genvinde sin loyalitet og forretning.
Brug firma brevpapir. Når du skriver et brev for at få tilbage en kunde, skal du bruge firmaets brevpapir og skrive det ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram. Medtag datoen på toppen af brevet sammen med kundens navn og adresse.
Adresse brevet. Skriv brevet på en personlig måde ved hjælp af kundens navn og ordet "Kære" i hilsen. Lad kunden vide, at du værdiansætter ham og hans forretning individuelt ved at holde brevet personligt.
Undskylde i begyndelsen af brevet. Når en virksomhed taber en kunde, er det ofte fordi kunden er utilfreds af en eller anden grund. Det kan skyldes kundeservice problemer, kvalitet af varer og tjenester eller priser bekymringer. Medtag den nøjagtige grund, hvis du ved det, at kunden har stoppet med at bruge din virksomhed. Vær oprigtig og lad kunden vide, at du virkelig er ked af det, og at dette ikke afspejler dine normale forretningsstandarder. Hvis der ikke er nogen åbenbar grund til, at kunden stoppede med at bruge din virksomhed, er der ikke behov for undskyldning. I stedet fortæl kunden at du savner hende, og at du håber, at hun igen vil bruge dine tjenester i fremtiden.
Tilbud ændrer. Foreslå noget til kunden for at gøre situationen rigtig. Du kan tilbyde gratis service, en procentdel af et salg, gratis forsendelse eller en gratis gave. Sørg for, at tilbuddet er noget, som vil påvirke kunden væsentligt.
Tak kunden. Tilby tak og taknemmelighed til kunden i de år, hun har gjort forretninger med din virksomhed. Fortæl kunden at du håber, at hun vil revurdere sin beslutning og forsikre hende om, at dine varer og tjenester i fremtiden vil tilfredsstille hende. Forlad dit telefonnummer, direkte udvidelse og e-mail-adresse og bede hende om at ringe til dig, hvis hun har kommentarer, bekymringer eller spørgsmål.
Luk brevet. Skriv brevet "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit navn.
