Folk fører travle liv og husker ikke altid, når de skal gøre noget. Afsendelse af påmindelse brev om en deadline kan simpelthen være en professionel høflighed eller det kan være en del af dit kontosystem. Tonen i disse bogstaver afhænger af årsagen til, at du sender en påmindelse. For eksempel vil du bruge en støttetone, hvis du minder om optagne forældre om deadline for tilmelding til sommerlejr. Et forretningsbrev, der truer retssager, hvis en regning ikke betales, kræver en anden tilgang. Effektive påmindelse brev sendes godt inden deadline for at give modtageren tid til at handle.
Skriv brevet med en konversationstone, hvis brevet er ment som en venlig påmindelse. For et venligt brev skal du bruge det første stykke til at starte brevet på en lysende måde, som f.eks. At gøre en observation om, hvordan foråret hurtigt kommer til enden, og det betyder, at fristen for tilmelding til sommerlejren nærmer sig hurtigt. For en streng forretningsbrev, kom til punktet med det samme ved at angive, hvorfor du skriver og hvorfor modtageren skal svare på brevet.
Start andet afsnit ved klart at angive fristen. Giv klare, specifikke oplysninger om deadline, f.eks. Onsdag den 7. december kl. ET. Tiden er valgfri, men er nyttig i visse tilfælde.
Giv klare instrukser om, hvordan tidsfristen skal overholdes. Muligheder, herunder at sende en betaling, så den modtages inden eller inden fristen, eller tilmeldes online for en funktion inden deadline. Angiv andre relevante oplysninger, som for eksempel betalingsbeløbet eller andre oplysninger, der er nødvendige for at fuldføre opgaven.
Fortæl modtageren konsekvenserne for manglende deadline. For eksempel påpege, at folk, der registrerer efter deadline, betaler et højere gebyr, eller at der ikke er nogen bestemmelser for sen registrering.
Slut med en gratis lukning som "Varmt hilsen" eller "Med venlig hilsen."
