Når du ikke længere har brug for en leverandørs ydelser, skal du følge vilkårene i din oprindelige kontrakt eller aftale om aflysning. Hvis du har en kontrakt, der fastsætter en vis mængde varsel, typisk 30 dage, ære det også.
Formater dit brev
Formater dit brev på firma brevpapir og henvis det til virksomhedens ejer eller den salgsrepræsentant, der fungerer som kontaktperson. Henvis til dit kontonummer, vedlæg en kopi af din oprindelige aftale og angiv din anmodning i begyndelsen af brevet. For eksempel: "Per vilkårene i vores oprindelige kontraktlige aftale (vedhæftet), giver jeg 30 dages varsel at opsige vores leverandør aftale (kunde # 11111). Tjenester vil ikke længere være påkrævet efter 1. juni 2015."
Forklar din begrundelse
Forklar hvorfor du annullerer din tjeneste. For eksempel: "Vi har besluttet at tage vores marketingtjenester internt og vil ikke længere kræve konsulentfirmaet service."
Hvis du annullerer, fordi du havde en dårlig oplevelse med virksomheden, og du vælger at bringe problemet op til deres opmærksomhed, skal du gøre det professionelt. For eksempel, "Leverancerne var desværre i løbet af vores arbejdsforhold konsekvent sent, og din tjeneste var upålidelig."
Tips
-
Hvis du afbestiller på grund af dårlig service eller omkostning, skal du gøre mindst ét forsøg på at stemme dine bekymringer og give sælgeren mulighed for at rette op på problemet eller tilbyde et nyt prispunkt, inden du udskærer bånd.
Sæt ting op
Anmod om en endelig faktura eller inklusiv en endelig betaling i dit afbestillingsbrev. Hvis der er udstyr, der skal returneres eller løs ender til at pakke op, bemærk dem i din korrespondance. For eksempel "Den kopimaskine, vi lejede fra din virksomhed, vil være tilgængelig til afhentning helst efter 1. juni."
Del på gode vilkår
Hvis du havde et godt forhold til din leverandør, konkluderer du på gode vilkår. For eksempel "Vi sætter pris på din konsekvente on-time service i de sidste mange år og vil med glæde tjene som reference for fremtidige kunder."
Hvis din arbejdsforhold var mindre end ideel, er en professionel signoff alt, hvad der er nødvendigt. "Tak for din hurtige opmærksomhed på denne afbestillingsaftale. Jeg ser frem til at modtage endelig papirarbejde, der afslutter vores faglige forhold."
Tips
-
Overvej at foretage et personligt telefonopkald forud for udstedelse af et skriftligt aflysningsbrev. Dette giver dig mulighed for at dele med venlig hilsen og lade døren stå åben for et godt fremtidigt forhold, hvis du har brug for leverandørens ydelser igen.
