Et påstand om fravær er et formelt skridt, der kan føre til opsigelse, nedbringelse eller nedsættelse af arbejdstiden. Brevet viser, at ledelsen har alvorlige bekymringer over medarbejderens engagement i jobbet eller evnen til at udføre opgaver ansvarligt. At skrive brevet på firma brevpapir og hånden levere det i en forseglet konvolut tilføjer effekt. Målet er at tvinge medarbejderen til at indse, at hans deltagelsesrekord skal forbedres.
Gennemgå dine noter for at bekræfte, at medarbejderen har modtaget verbale påstande om fravær. Bemærk datoen for de verbale påstande og medarbejderens svar. Bemærk, om medarbejderen lovede at rette op på problemet, men undlod at gøre det.
Berette medarbejderen i første afsnit af brevet. Informer medarbejderen om, at brevet tjener som en formel påstand om fravær, og at yderligere korrigerende foranstaltninger er mulige, hvis situationen fortsætter.
Detalje fraværet i andet afsnit. Brug tidskrifter eller optegnelser fra menneskelige ressourcer til at notere de dage, medarbejderen savnede med undskyldte eller uudnyttede fravær. Fortæl medarbejderen, hvorfor hyppige fravær er dårlige for medarbejderen og virksomheden. Forklar at kronisk fravær forårsager medarbejderens medarbejdere til at miste tilliden til medarbejderen, eller det koster selskabets penge på grund af tabt produktion.
Luk brevet ved at forklare, hvad medarbejderen skal gøre for at komme tilbage på sporet. Forklar for eksempel, at medarbejderen i de kommende seks måneder skal anmode om forskud på forhånd i skriftlig form. Bemærk også, at medarbejderen skal give en læge notat om fravær på grund af sygdom. Fortæl medarbejderen, at manglende overholdelse af reglerne kunne føre til mere disciplinær korrektion, op til og med opsigelse. I sidste afsnit henvises medarbejderen til rådgivningsprogrammer, hvis tilbagevendende personlige eller familiemæssige problemer er årsagen til fraværet.
