De fleste hoteller kører natten revisioner, eller balance checks af deres gæst ledgers.Disse checks er gennemført for at sikre nøjagtigheden af gæstekonti, for at bekræfte dagens finansielle transaktioner og at spore belægningsgrader og rumindtægter samt at finde ud af, hvilke gæster der vil tjekke ud den næste dag. Night-revisioner kan udføres manuelt eller elektronisk, og der er mange trin i den overordnede procedure.
Fuldstændige udestående indbetalinger
Night-revisorer er ansvarlige for at sikre, at alle gæstetransaktioner fra dagen er korrekt opkrævet og sendt til gæstekonti. Disse gebyrer skal bogføres til den korrekte dato, eller der kan opstå forvirring og uoverensstemmelser, når gæsten tjekker. Nogle eksempler på afgifter af denne type omfatter værelsesafgifter, telefon- eller internetafgifter, rengøringsgebyrer, minibarafgifter eller parkeringsafgifter for parkeringsservice.
Afstemme rumstatus og priser
Efter at have gennemgået dagsbelysningsrapporten og rapporterne om husstandsstatus, som afsluttes hver morgen, skal natrevisoren afstemme eventuelle uoverensstemmelser mellem de to rapporter for at lære den faktiske hotelværelsebelægningsstatus. Han sammenligner derefter gæstregistreringsoptegnelserne med rumrapporten for at sikre, at de opkrævede eller citerede satser matcher. For eksempel kan nogle gæster citeres en virksomhedsrabat rabat ved indtjekning, men reservationssystemet har det opført som standardprisen.
Bekræft No-Shows
Når gæsterne har reservationer, men aldrig checker ind, betragtes de som no-shows. Natterrevisoren skal kontrollere disse oplysninger i front office-systemet for at sikre, at dobbeltreservationer fjernes, at der ikke vises faktureringer, og værelserne er markeret til rådighed. Han skal også lave et notat i systemet, som kunden ikke viste sig, så der er ingen problemer, når no-showen opkræves et gebyr.
Indlæg værelsespriser og skatter
Denne natrevisionsproces er normalt meget lettere med et automatiseret system. Natterevisoren indsender blot, eller opkræver et gebyr for, de faktiske værelsesnatrater og eventuelle gældende skatter til alle de besatte værelser. Efter bekræftelse af satser og afgifter opretter natrevisoren en værelsespris og skatterapport.
Rapport Generation
Natterrevisoren opretter flere rapporter ud over værelsesprisen og skatterapporten. Disse omfatter den daglige driftsrapport, de separate afdelingsrapporter og højbalancerapporten. Den daglige driftsrapport består af et resumé af hele dagens forretning og indeholder detaljer som overordnede indtægter, kontanter for kontanter, driftstatistik og tilgodehavender. De separate afdelingsrapporter omfatter alle transaktioner fra andre hotelafdelinger, såsom en restaurant eller bar på stedet, roomservice og andre hotelområder. Højbalancerapporten identificerer simpelthen gæster, der kan være tæt på at nå deres kreditgrænser for konti.
Afsluttende Procedurer
Nattenrevisoren sammenligner kontantbetalingerne og udbetalingerne, balancerer registre og opretter derefter en kontant indbetalingskupon for banken. Hun sikkerhedskopierer derefter computerens system for at sikre, at alle oplysninger gemmes. Den endelige procedure er at distribuere alle rapporter og oplysninger til de relevante parter, såsom general manager, reception manager og roomservice eller restaurant manager.
