Skriftlige kontrolsystemer hjælper forretningen til at fungere problemfrit og mere effektivt. Grundlæggende procedurer skitserer front office praksis: procedurerne, hvem udfører dem og hvad der er gjort. Kontorer har retningslinjer for personaleforvaltning, kontante indskud, indgående og udgående post, korrespondance og refusion.
Håndtering af Daily Mail (Receptionist)
Den indgående post åbnes, og indholdet er datostemplet. Checks er placeret i "Til indbetaling" bin. Mail er sorteret efter modtager og placeret i personens mailboks.
Han forbereder bankindskuddet og foretager kopier af de modtagne checks. Vedhæftede filer hæftes til checkkopierne. Han leverer checkerne og indbetaler slipkopier og vedhæftede filer til tilgodehavender.
Udgående mail er poststemplet og taget til postkontoret hver aften.
Telefonprocedurer
Besvar telefonen ved den tredje ring. Standardhilsen er "God morgen, ABC Company, John speaking. Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Svar "Bare et øjeblik" og sæt den, der ringer op, i venteposition.
Tjek kontorkalenderen for fraværende medarbejdere. Hvis det ikke er tilfældet, skal du fortælle den, der ringer, og spørge, om en anden kan hjælpe. Hvis personen er i, annoncere opkalderen og viderestille opkaldet. Hvis linjen er optaget, skal du fortælle den, der ringer op, og tilbyde telefonsvarer eller en skriftlig besked.
Meddelelser omfatter opkalderens navn, klokkeslæt og dato, årsag til opkaldet og tilbagekaldingsnummer. Sæt beskeden i modtagerens mail slot.
Administration af kontorartikler (sekretær)
Standard forsyninger er opført og bestilt månedligt. Kontorkalenderen kontrolleres for planlagte forsendelser og eventuelle forsyninger. Hun forbereder kontorforbudsordren, og kontorchefen autoriserer den, inden den placeres.
For ikke-standardleverancer, udfyld en forsendelsesanmodningsformular og send til sekretæren.
Vedligeholdelse af Office Kalender (Sekretær)
Hun har ansvaret for kontorkalenderen. Når du planlægger et møde, skal du kontrollere kalenderen for konflikter og sende anmodningen til sekretæren.
Månedlige mailinger til kunder, markedsføring og salgsfremstød er angivet på kontorkalenderen. Medarbejdere med ansvar for disse kan e-maile datoerne til sekretæren.
Email rejse datoer, medarbejder fravær og ferier til sekretæren.
Rejse refusioner, Check anmodninger og kreditkort
Rejseudbetalinger behandles ugentligt. Brug det godkendte rejseskema. Indtast omkostningsdatoen, typen af udgift og årsagen til omkostningerne. Vedhæft læsbare kvitteringer for udgifterne. Ingen beløb refunderes uden kvittering.
Brug den godkendte kontrolanmodningsformular til uregelmæssig kontrol. Udfyld betalingsmodtagerens oplysninger, den nødvendige dato, tjek beløbet og årsagen sektioner. Få godkendelse fra en leder eller revisor.
Kreditkort behandles månedligt. Der kræves en kvittering for hvert køb. Indtast dit navn, årsagen til udgiften og andre identificerende oplysninger på kvitteringen. Eventuelle afgifter uden kvitteringer og personlige gebyrer trækkes fra medarbejderens løn.
Kundebetalinger og fakturaer
Afsluttede kundeordrer leveres to gange dagligt til A / R af fragtklerken og faktureres inden udgangen af hverdagen.
De daglige indbetalinger, der modtages af A / R, anvendes inden udgangen af hverdagen.
