At ændre virksomhedens faktureringsprocedurer kan påvirke, hvordan du handler med mange kunder. Du kan ikke bare ændre planlagte faktura datoer, hæve betalingsbeløb eller på anden måde ændre dine vilkår uden at give dine kunder forhåndsmeddelelse. Ellers står du overfor udsigten til opkald, klager, tab af indtægter og negative kommentarer. Udarbejd det brev du sender dine kunder, så det giver komplette svar på "hvem, hvad, hvornår og hvor" af dine nye politikker.
Afklare formål
Formelle meddelelser om proceduremæssige ændringer bør åbnes med klare udsagn om kilden til oplysningerne, den befolkning, den påvirker og arten af forandringen. For at nå dette mål, brug dit firma brevpapir, så modtageren straks kender din identitet. Hvis du opretter din besked i tekstbehandlingssoftware som et mailfusionsprojekt, kan du indarbejde en tilpasset hilsen til hvert brev for at undgå den frygtede "Kære værdikundekunders" introduktion, der depersonaliserer enhver besked. Bekræft din taknemmelighed for modtagerens forretning og formuler det grundlæggende i et kort første afsnit. For eksempel kan du annoncere "Fordi vi værdsætter dig som kunde, kontakter vi dig for at informere dig om en kommende ændring i vores faktureringsprocedurer, der påvirker din konto hos os."
Giv detaljer
Når du har introduceret det overordnede emne i din kommunikation, kom du til punktet i næste afsnit. Forklar - så kortfattet som muligt - den ændring, der kommer, og hvordan de nye regler adskiller sig fra det gamle. Kunder ønsker at vide præcis, hvordan dine politikker påvirker dem. Hvis du undlader at give en klar og logisk forklaring, der svarer på alle de åbenlyse spørgsmål, det rejser, begynder din telefon at ringe kort efter, at dine breve kommer frem i modtagerens postkasser. For at sikre, at du har behandlet alle de nødvendige detaljer, skal du spørge venner, kolleger eller andre udenforstående om at læse dit brev i prototypefasen og forfine din besked i lyset af eventuelle spørgsmål, de rejser.
Bekræft timing
Afgræns nøjagtigt, når ændringerne træder i kraft. Hvis kunderne skal begynde at bruge en ny betalingsadresse, der er effektiv med en bestemt måneds faktureringsperiode, skal de fortælle dem: "Begynd med din måned og år betaling, send venligst din check til adresse." Hvis kunderne vil se en ændring i betalingsbetingelser, skal de fortælle dem: "Vi hæver din minimumsbetaling fra nummer til antal procent af din saldo fra måned og år." For at undgå forvirring skal du bruge denne timing erklæring til at genskabe ændringen og give en komplet dato, så dit brev bliver en levedygtig fremtidig reference for kunders filer.
Gør det officielt
Før du lukker dit brev, gør det klart på en fast men venlig måde, at dine ændringer ikke repræsenterer valgfrie vilkår. Kunder skal indse, at de ikke kan afvige fra dine procedurer, undtagen ved at lukke deres konti, og at fortsætte med at gøre forretninger med dig forbi datoen for ændringen bekræfter, at de accepterer og accepterer at overholde dine nye regler. Giv dit navn og kontaktoplysninger, selvom det hele fremgår som en del af dit brevhoved, og understrege, at du byder kundernes opkald, hvis de har spørgsmål eller kommentarer.
