Politiske ændringsbreve er svære at skrive, fordi ændringen normalt ikke favoriserer klienten eller medarbejderen, selv om det er nødvendigt. Politiske ændringsbreve, ligesom eventuelle breve, der formidler negative nyheder, kræver omhyggelig forberedelse og overvejelse. Hvis du skriver brevet omhyggeligt, kan det forklare begrundelsen for ændringen og stadig bevare kundernes eller medarbejdernes goodwill.
Brug dit firma brevpapir. Fordi dette brev er en juridisk meddelelse om en politikændring, skal den se officiel og formel.
Indtast hele datoen. Spring et linierum over.
Indtast modtagerens navn, organisation og adresse. Hvis dette brev er en masseforsendelse til alle medarbejdere eller alle klienter, kan du enten udelade navn og adresse eller bruge mailfusion funktionen i dit tekstbehandlingsprogram til automatisk at indsætte navn og adresse for hvert brev. Spring over et andet linierum.
Skriv "Kære Mr./Ms. (Navn)" efterfulgt af et kolon. Hvis dette er et massebrev, skal du bruge en generel hilsen som "Kære værdikunder" eller "Kære medarbejder" i stedet. Spring over et andet linierum.
Start brevet ved at forklare det problem, der førte til politikændringen. Brug eventuelle fakta eller statistikker, der hjælper med at overbevise modtageren. Altid diskutere problemet først i en negativ besked - hvis modtageren forstår problemet, vil hun være mere tilbøjelig til at acceptere din løsning.
Forklar politisk ændring i specifikt, klart sprog. Forklar, hvornår den nye politik træder i kraft, konsekvenserne af ikke at følge politikken og eventuelle detaljer, som medarbejderen eller kunden skal foretage ændringen.
Tak kunden eller medarbejderen for hendes tid og samarbejde. Giv kontaktoplysninger til hende at bruge, hvis hun har spørgsmål om politikken.
Skriv "Med venlig hilsen" og spring over tre linjerum. Indtast dit fulde navn og titel. Skriv dit navn over dit indtastede navn.
Lav en kopi af brevet til dine optegnelser, og giv en anden kopi til din juridiske afdeling. Send de originale bogstaver. Hvis politikændringen er vigtig eller resultatet af en lovændring, skal du sende bogstaverne med bekræftet mail, så du får en oversigt over, hvornår hver modtager har modtaget deres brev.
Tips
-
Hold brevet kort og høfligt. Forklar ikke negative nyheder, som kan skabe utilsigtede smuthuller i politikændringen.
