De fleste forretningsfunktioner, der ikke er rettet mod politikker og procedurer, bliver kaotiske og uorganiserede. Records retention er ikke et af de mest spændende aspekter af erhvervslivet, men det er en af de mest vitale. Et organiseret system til dokumentopbevaring eliminerer ubrugelige poster og beskytter virksomheden i tilfælde af revision. At vide, hvornår man skal holde det og hvornår man skal smide det, er et afgørende skridt i udviklingen af en vellykket forretningsdrift.
Universal Retention Schedule
Alle virksomheder bør udvikle et system til opbevaring af poster, som er universelt for alle afdelinger. Det bliver alle på samme side, når det kommer til lagring af optegnelser. Undersøg lov og vedtægter for din forretnings- og driftssektor. For eksempel kan et advokatfirma have forskellige krav end en lille købmand. Kontakt om nødvendigt en advokat for at oprette dette system. Indeks planen baseret på funktion og afdeling. Lav en tidsplan og tildel klassifikationskoder.
Records Inventory
Registreringsfortegnelsen er et afgørende skridt i styring af opbevaring. Dette er en nøjagtig liste over alle poster, elektronik og papir inden for din organisation. Noteringen skal indeholde en titel for hver post, f.eks. "General Ledger" og dokumentets placering. Derudover omfatter en klassifikation for poster. Dette vil være benchmark for bevarelse baseret på din virksomhedsplanlægning. Skriv f.eks. Et regneark; Den første kolonne vil være en titel, "Betalingspligtig aldringsrapport". Den anden kolonneoverskrift ville være en klassifikation, "Konti betales." Kolonne 3 kan være en afdeling, "Regnskab". Resten af regnearket kan medføre placeringen, "East Storage Room, Cabinet Four" og retentionskoden, "Schedule A."
Dokumentvurderinger
Evalueringsprocessen indebærer en virksomhedsanalyse af on-site records for at eliminere dokumenter, der overstiger opbevaringsperioden. Denne form for husrengøring eliminerer opbygningen af overskydende poster. Brug af registreringsfortegnelsen, ødelægge udløbne dokumenter. Når du er færdig, skal du gennemgå al lagring og opdatere listen over opgørelser. I løbet af denne tid skal du undersøge lovene for at anerkende ændringer, der er foretaget siden sidste revision. Planlæg anmeldelser hvert år, kvartalsvis eller månedligt.
