Mange virksomheder starter deres forretning ved hjælp af et manuel regnskabssystem. For de fleste iværksættere giver denne rute virksomheden mulighed for at starte drift uden at kræve en stor investering for et edb-regnskabssystem. Omkostningerne ved at installere et edb-regnskabssystem omfatter køb af systemet, arbejdskraft til installation af systemet og uddannelsesomkostninger for at lære systemet. Et manuelt system indebærer at skrive hver transaktion i en regnskabsmæssig notesbog og beregne alle tal manuelt. Mange gange anerkender en virksomhed et behov for at konvertere fra det manuelle system til et computeriseret regnskabssystem.
Installer nyt system
Det første skridt til at konvertere fra et manuel regnskabssystem til et computeriseret regnskabssystem indebærer at installere regnskabssystemet på virksomhedens computer. Virksomhedsejeren gennemgår forskellige softwarepakker for at afgøre, hvilken virksomhed der opfylder hans forretningsbehov og køber den software. Ejeren overfører softwaren til computeren, hvor regnskabsarbejdet vil finde sted.
Afslut data i manuel system
Det andet skridt til at konvertere kræver, at virksomhedsejeren skal færdiggøre dataene. Når det edb-system er indlæst på computeren, skal ejeren færdiggøre alle dataene i det manuelle system. Ejeren sikrer, at alle transaktioner vises i regnskabet, og at alle beregninger vises korrekt. Hun kan vælge at ansætte et regnskabsfirma for at revidere manuelle regnskaber.
Overfør saldi til nyt system
Med de endelige kontonumre, der er optaget i det manuelle system, kan ejeren overføre slutbalancerne til det edb-system. Ejeren opretter hver konto i det computeriserede system ved at indtaste et kontonavn, typen af konto og begyndelsesbalancen. Efter at have indtastet hver balance skal ejeren sammenligne saldoen med de manuelle systembalancer for at kontrollere, at alle data er indtastet i systemet nøjagtigt.
Kør parallelle systemer
Det fjerde trin kræver, at ejeren både bruger det manuelle system og det edb-system i en midlertidig periode. Dette gør det muligt for ejeren at sikre, at det nye system fungerer som forventet.
Afbryd manuel system
Ved afslutningen af prøveperioden afbryder ejeren det manuelle system. Ejeren skal fokusere på at bruge det edb-regnskabssystem. Alle optegnelser fra det manuelle system kan pakkes op og opbevares.
