Virksomheder bruger ofte et edb-regnskabssystem til at behandle og vedligeholde regnskabstransaktioner og -registre. Systemet absorberer og gemmer disse data ved hjælp af moduler som f.eks. Konti, gæld, tilgodehavender, prøvebalance og lønningsliste. Et edb-regnskabssystem er enten specifikt designet til et bestemt firma, eller det købes fra en tredjepart (for eksempel Timberline eller MAS 200). Et edb-regnskabssystem er et værdifuldt værktøj til mange virksomheder.
Hastighed
Systemet behandler data hurtigt. Når oplysningerne er indtastet i det beslægtede modul, som f.eks. Løn eller betalinger, behandler systemet og gemmer det øjeblikkeligt.
Automatisk generering
De fleste edb-regnskabssystemer har funktioner som ordreindgang og generering af tilknyttede fakturaer. Arbejdsgiveren kan oprette konti for deres kunder, opbevare deres navne, adresser, ordrer og fakturaer så længe som nødvendigt. Et edb-system giver også arbejdsgiveren mulighed for at lave og udskrive kontoudtog. Derudover har mange regnskabssystemer en lønningsfunktion, der muliggør fuldstændig lønningsprocesbehandling, herunder generering og udskrivning af checks og rapporter.
Rettidighed
Arbejdsgiveren er i stand til at udskrive og genoptryk kundeordrer, fakturaer og alle andre regnskabstransaktioner efter behov. Han kan også nemt finde medarbejdernes lønsedata som f.eks. Nuværende adresse og betalingsbeløb uden at skulle søge gennem arkivskabe for at finde personaldokumenter.
Udrydder manuel behandling
Et edb-regnskabssystem eliminerer manuel behandling. Sidstnævnte involverer behandling og registrering af selskabets indkomster, udgifter, overskud, tab og forsoning for hånden, hvilket skaber meget plads til fejl. Løntransaktioner og forretningsbeskatningstransaktioner registreres også manuelt. Med et edb-regnskabssystem har arbejdsgiveren en jævnere regnskabs- og balanceringsproces.
Personale motivation
Et edb-regnskabssystem kræver ofte, at personalet skal gennemgå uddannelse for at lære nye færdigheder, så de føler sig motiverede. Ydermere kan arbejdsgiveren outsource træning til en repræsentant fra softwarefirmaet, hvilket skaber mindre pres på medarbejderne til selv at administrere træningen.
Forenkler revisioner
Hvis den føderale eller statslige regering beslutter at revidere virksomheden, forenkler et edb-regnskabssystem processen. Normalt før revisoren meddeler arbejdsgiveren via mail om de specifikke dokumenter, der kræves til revisionen. Afhængigt af revisions karakter kan dokumenter indeholde skatteopgørelser, lønregister og kontoplan.
Et edb-regnskabssystem kan lagre mange års information. Hvis revisionen kræver det, kan arbejdsgiveren få adgang til oplysninger fra mange år tilbage. Hvis auditoren under revisionen spontant anmoder om et regnskabsdokument, kan arbejdsgiveren hurtigt hente det fra systemet i stedet for at ryste gennem opbevaringsbokse for at finde papirer.
Reducerer fordybelse
En computeriseret regnskabssoftware gør det svært for medarbejderne at stjæle penge fra virksomheden. Hvis en lønmodtager forsøger at betale sig mere end det tilladte beløb, vil hun sandsynligvis blive opdaget, fordi regnskabssystemet gemmer alle gemte transaktioner.
