En likvide fond er små mængder kontanter, en virksomhed sætter til side for fælles udgifter som kontorartikler, porto på post eller brændstofudgifter. Det er en fond, der er afsat til lønudgifter, for hvilke virksomheden ikke skriver en check eller køb på konto. Også kendt som en "forskudsfond", genopfyldes den nøjagtigt i det beløb, der er udnyttet af det. Fondens balance skal altid svare til det beløb, der er fastsat for fonden.
Skriv journalbogsposten, når kontanterfonden er oprettet. Antag, at den lokale boghandel fastslår, at 100 dollars kontant skal holdes til rådighed for diverse udgifter. Der skal registreres en to-linjers journalpost for denne transaktion: Linje 1: Petty Cash: Debet: 100,00; Linie 2: Kontant: Kredit: 100,00; Som indgangen tyder på, er der ikke brugt nogen midler på diverse udgifter hidtil.
Optag bogføringsposten for diverse udgifter og genopfyld småkapitalfonden. Antag genbrug af eksemplet i trin 1, at boghandlen brugte 25 dollar på gas, 12,50 dollar på kontorartikler, 28 dollar på måltider og 11,50 dollar på porto. Følgende poster skal registreres under overskriften "Udgifter fra små penge": Linje 3: Udgifter fra Petty Cash Line 4: Gas: Debet: 25,00; Linje 5: Kontorartikler: Debet: 12,50; Linje 6: Måltider: Debet: 28,00; Linje 7: Porto: Debet: 11,50; Linje 8: Kontant: Kredit: 77,00; Du nedskyder kontanter fra fonden med købene. Derfor debiteres de købte varer, Linje 4 til Linje 7, og den samlede udtømte mængde kontanter krediteres på linje 8. Kvitteringen for udgifter i dette eksempel er $ 77. Derfor skal kontanter i mængden af $ 77 tilføjes til småkassen skuffen for at genopfylde fonden.
Gør justeringer for kontanter kort og over. Selvom der tages omhyggelige foranstaltninger for at sikre intern kontantstyring, opstår der fejl. Især når man håndterer småkasser og skift, er summen ikke altid lig med dens dele. Hvis $ 21 er det beløb, der er tilbage i småkasseskuffen, men kvitteringerne kun øger op til $ 77, tilføjer mængden i skuffen og kvitteringerne op til $ 98; $ 2-underskuddet fra den første etablerede likviditetsfond på $ 100 betegnes som kontant kort og over. Nu vil postnummeret se ud som følger: Linje 3: Udgifter fra Petty Cash Line 4: Gas: Debet: 25,00; Linje 5: Kontorartikler: Debet: 12,50; Linje 6: Måltider: Debet: 28,00; Linje 7: Porto: Debet: 11,50; Linje 8: Kontant Kort og Over: Debet: 2,00; Linie 9: Kontant: Kredit: 79,00; I dette tilfælde skal kontanter på $ 79 tilføjes til småkasseskuffen for at genopfylde fonden.
