Omlægning af store forretningshændelser kan være et logistisk mareridt; selv med de mest troværdige grunde til at ændre datoen, vil kunder og forretningsforbindelser blive irriteret og ubelejligt. Den måde, du præsenterer informationerne på, vil også have stor indvirkning på det indtryk, som deltagerne vil have; pas på at være uheldig, men optimistisk, så modtagerne vil se omlægningen som et midlertidigt tilbageslag snarere end som en fejltagelse eller resultatet af dårlig planlægning.
Indsæt et stykke firma brevpapir i din printer; Dette er en officiel meddelelse om omlægning af en begivenhed, som du er vært for. Tiden er afgørende, og brevpapir vil fange modtagerens opmærksomhed mere effektivt end almindeligt papir.
Åbn tekstbehandlingsprogrammet efter eget valg. Start et nyt dokument ved at vælge "File" og "New".
Indtast datoen og spring over en linje. Brug funktionen Mail Merge i dit tekstbehandlingsprogram til at indsætte navnene og adresserne på deltagerne.
Begynd med at angive, at du bliver nødt til at omlægge arrangementet og opdatere deres minder om, hvad begivenheden er, og hvornår den burde have været holdt oprindeligt.
Undskylder oprigtigt og forklar grunden til forsinkelsen. Undskyld ikke mere end én gang, eller modtagere kan se dette som en skyld i skyld eller dårlig forvaltning.
Giv detaljer om, hvornår begivenheden vil forekomme. Hvis din virksomhed tilbyder kompensation for deres re-bookinggebyrer eller et andet incitament, kan du få detaljeret oplysninger om, hvordan deltagerne kan søge erstatning. Spil den gode nyhed; hvis omlægningen er en heldig begivenhed, som omlægning for en tid med bedre vejr, kommenterer derpå.
Tak deltagerne til deres samarbejde, og giv dem de kontaktoplysninger, som de kan ringe til, hvis de har spørgsmål eller problemer med at omlægge deres besøg.
Skriv brevet "Med venlig hilsen" og spring over tre linjer. Indtast dit fulde navn og titel. Udskriv bogstaverne og tegn hver over dit indtastede navn.
Send bogstaverne med den hurtigste service, du har råd til. Hvis du ikke har råd til at sende et stort antal bogstaver efter Prioriteret Mail, skal du ringe til hver deltager først og give dem de grundlæggende oplysninger om omlægning af arrangementet. Lad dem vide, at et officielt brev vil følge.
