Mange virksomheder, både store og små, udnytter firmaudstedte kreditkort som en måde for medarbejdere at gennemføre små køb eller betale for andre forretningsmæssige omkostninger. For at reducere muligheden for misbrug bør veldefinerede politikker for kort brug meddeles medarbejdere og deres tilsynsførende. Disse politikker bør behandle spørgsmål som passende brug, sikkerhed, begrænsninger og gennemgangsprocedurer.
Korthaveransvar
Medarbejdere, der er valgt til at modtage virksomheds kreditkort, skal holdes ansvarlige for kortets sikkerhed, samt privatlivets fred for virksomhedsrelaterede oplysninger. Dette ansvar bør omfatte at holde kortet på et sikkert sted, beskytte kortets personlige identifikationsnummer og gennemgå udsagn for svigagtig aktivitet. Virksomhedskreditkort skal aldrig bruges af andre end kortindehaveren. Tabte eller stjålne kort skal rapporteres til kortudstederen og virksomheden hurtigst muligt.
Udgiftsbegrænsninger
Virksomhedskreditkort skal indeholde udgiftsgrænser i overensstemmelse med medarbejderens forventede behov. Disse grænser skal meddeles medarbejderen på udstedelsestidspunktet og nøje overholdes. Medarbejderne bør sikre, at brugen ikke overstiger denne grænse eller pådrage overbelastningsbøder eller gebyrer. Virksomhedskreditkort bør aldrig bruges til kontantudbetalinger.
Anvendelsesrapportering
Medarbejdere bør holdes ansvarlige for regelmæssige brugsrapporter til den udpegede vejleder.Disse rapporter skal indeholde en detaljeret forklaring af individuelle afgifter, originale kvitteringer og relevante selskabsregnskabskoder. Disse oplysninger skal vedhæftes til den gældende månedlige erklæring og indsendes med tilstrækkelig tid til at undgå forsinkelsesgebyrer.
Personlig brug
Medmindre det indgår som en del af en medarbejderkompensationspakke, bør det ikke være tilladt at bruge personlige kreditkort. Personlig brug bør defineres som eventuelle gebyrer, der ikke er direkte relateret til driften af forretningen eller beslægtede udgifter. Personlig brug i en nødsituation bør kræve yderligere forklaring og øjeblikkelig tilbagebetaling til virksomheden.
Brug anmeldelse
Gennemgang af medarbejder kreditkort brug bør udføres regelmæssigt. Denne gennemgang skal foretages af både medarbejderens nærmeste tilsynsførende og medlem af forretningsregnskabsafdelingen. Medarbejderens tilsynsførende skal holdes ansvarlig for at bestemme brugen som relevant og passende for medarbejderens jobansvar. Regnskabsafdelingen skal sikre, at betalinger og kreditter behandles ordentligt, og anvendelsesgrænser er ikke overskredet.
