Når du beslutter at udstede kreditkort til bestemte medarbejdere, skal du indføre regler og regler for brugen af disse kort. Det er også en god ide at have et sæt procedurer på plads, der vil hjælpe med at holde styr på kreditkortudgifterne og holde udgifterne under kontrol. Virksomhedskreditkort bør kun udstedes til medarbejdere, der har brug for dem til erhvervsmæssige formål, såsom rejse- eller kontorudgifter. Et af betingelserne for et firma kreditkort bør være, at misbrug af kortet vil resultere i opsigelse.
Personlig brug
Virksomhedskreditkort kan give en bekvem måde at finansiere lejlighedsvise køb og forretningsrejser på, men de giver også en betydelig mulighed for misbrug. Gode politikker og procedurer kan hjælpe med at beskytte virksomheder fra medarbejdere, der bruger kortene til at dække deres personlige udgifter og kan beskytte medarbejderne ved at lade dem vide, hvilke former for køb de sikkert kan foretage uden frygt for repressalier.
En af måderne at holde et firma kreditkort fra at blive brugt af medarbejdere til personlig brug, er at kun udstede kort til medarbejdere, som har et godt økonomisk ansvar. Dette kan kræve, at der køres en kreditkontrol, når medarbejderne overvejes for et kort. Der bør udarbejdes en politik, der forbyder at bruge virksomhedskreditkort til personlige indkøb. For at hjælpe med at moderere dette, skal kort udstedes til medarbejdere gennem selskabet, og virksomheden skal modtage den månedlige regning. Medarbejdere skal være forpligtet til at indsende en udgiftsformular for at skitsere alle udgifter på deres kort. Hvis udgiftsarket ikke svarer til den faktiske faktura, kan der være personlige brug af kortet. Dette kontrolsystem hjælper med at minde en medarbejder om, at de er ansvarlige for, hvordan deres kort bruges.
forhåndsgodkendelse
Et firma kreditkort bør kun bruges til erhvervsmæssige formål, men når en medarbejder er på underholdende kunder, kan linjen mellem forretningsformål og personlig brug være sløret. Hver brug af et firma kreditkort skal forhåndsgodkendes af virksomheden. For variable omkostninger som underholdende kunder bør der vedtages en protokol, der beskriver og definerer acceptable former for underholdning. Forud for underholdende kunder skal medarbejderen have en forudbestemt grænse for, hvor meget selskabet betaler for når det drejer sig om gebyrer på virksomhedskreditkortet. Afgifter over det forudbestemte beløb vil være medarbejderens ansvar, og brugen af kreditkortet i uautoriserede former for underholdning skal resultere i opsigelse.
Ansvar
Da selskabskreditkort kun vil blive brugt til forhåndsgodkendte virksomhedsformål, kan det være en god ide at ikke tillade medarbejdere at medbringe virksomhedskreditkort med undtagelse af særlige formål. Udstedelse af kreditkort kun efter behov er med til at sikre, at der ikke sker uautoriserede afgifter på firmaets kreditkort.
