Hvis du planlægger at arbejde som sekretær eller administrativ assistent, skal du sørge for at have de rigtige færdigheder. Sekretærens og administrativ assistents rolle har ændret sig hurtigt de seneste år, og de færdigheder, som de enkelte personer har brug for, har også udviklet seg. At forstå hvilke færdigheder og evner, der er vigtigst, kan gøre jobsøgningen nemmere og mere succesfuld.
Computerfærdigheder
Det meste sekretærarbejde er nu gjort på computere, så sekretærer skal have solide computerfærdigheder. Disse færdigheder omfatter evnen til at bruge større office software pakker som Microsoft Office. Ville være sekretærer skulle blive bekendt med flere forskellige versioner af Microsoft Office, da ikke alle virksomheder bruger den nyeste version.
Gode kommunikationsfærdigheder
Sekretærer skal have gode kommunikationsfærdigheder, både skriftlige og verbale. Sekretærer bliver ofte opfordret til at kommunikere på vegne af deres chefer, og de skal være i stand til at præsentere sig selv og deres arbejdsgivere i det bedst mulige lys. Sekretærer bliver ofte bedt om at skrive bogstaver med kun minimal instruktion fra deres chefer. Det betyder, at de skal have en fremragende kommando for det engelske sprog og en fast forståelse af forretningsmetikette og ordentlige forretningskommunikationsformater. Behovet for fremragende kommunikation går ud på alle områder, fra relativt uformel kommunikation som e-mail og instant messaging til forretningsforslag og formelle breve.
Typing og administrative færdigheder
Sekretærer skal have meget stærke skrivefærdigheder, da en god del af deres dag bruges til at skrive breve, notater, e-mails og andre skriftlige meddelelser. Mange arbejdsgivere kræver sekretariatsansøgere til at tage en skriveprøve, så vær forberedt og udfør dine skrivefærdigheder før interviewet. Mange sekretærer udfører også administrative funktioner, som grundlæggende regnskab og løn. Stærke matematiske færdigheder er vigtige i sekretæruddannelserne, så det er meget vigtigt at hense disse færdigheder.
Mennesker færdigheder
Stærke interpersonelle færdigheder er afgørende for enhver sekretær eller administrativ assistent. Disse personer arbejder rutinemæssigt med en række forskellige afdelinger, og de skal være i stand til at komme sammen med alle i organisationen for at gøre deres job effektivt. Sekretærer arbejder også med dem udenfor organisationen, der ofte tjener som stand-ins for deres chefer. En venlig indstilling og evnen til at komme sammen med andre er afgørende for dette job.
