Vedligeholdelse af korrekt forretningsmetik er vigtig for sekretærer, der ofte er første indtryk af virksomheden eller en leder, som en kunde eller kunde har. Øvelse af nogle få fælles forretningsregler kan hjælpe en sekretær med at skabe det mest positive indtryk af sin chef og virksomhed.
Adfærd
Professionel adfærd er afgørende, når du er på arbejde eller når du repræsenterer din chef eller virksomhed på funktioner. Meget ofte vil klienter eller andre fagfolk ligestille en eksekutivs niveau af professionalisme med hendes sekretær, hvis udøvelsen ikke er til stede. Altid besvare telefonen ved hjælp af en høflig, forretningsmæssig hilsen. Hils besøgende med et smil og vær høflig. Får ikke følelsesmæssig eller let vrede. Oprethold en høflig og respektfuld opførsel hele tiden.
Kjole
Mange virksomheder har en kjolekode for forretningstøj, der er strengt håndhævet. Selvom din virksomhed ikke leverer en sådan kjolekode, skal du altid være ren og godt sammensat. Brug ikke tøj eller afslørende tøj. Sørg for at alle dragter og skjorter er rene og ordentligt strygte. Brug ikke korte nederdele. Dine sko skal passe til arbejdsmiljøet - ingen sneakers eller flip-flops - og det er behageligt at arbejde i. Hvis du arbejder i et industrielt miljø, kan du blive pålagt at bære fladt, lukket tåsko.
Formel adresse
En sekretær skal altid formelt henvende sig til overordnede. Dette viser respekt for dine vejledere og hjælper med at opretholde et professionelt arbejdsmiljø. Afstå fra at bruge din chefs fornavn, når du er i et offentligt rum eller mødemiljø. Brug altid "Mr." eller "Ms" når man adresserer andre virksomhedsledere. Hvis din chef anmoder om en mere afslappet adresse, f.eks. Ved at bruge hans fornavn eller et kaldenavn, skal han kun bruge det i en mere privat eller uformel indstilling, som f.eks. I hans personlige kontor uden andre overordnede til stede.
Organisation
En af de vigtigste funktioner i en sekretær er at opretholde organisationen. For forretningsmæssige etiketter skal du opretholde et rent, organiseret arbejdsområde. Undgå at skabe rod på dit skrivebord eller i dit arbejdsområde. Hvis du arbejder i et område, hvor kunder eller andre ledere kan blive bedt om at vente på et møde, skal du sørge for at området også er organiseret. Forlad ikke personlige genstande eller magasiner spredt over hele arbejdsområdet. Gem alle fortrolige filer og personlige genstande ud af syne af besøgende.
