At gå papirløst er et vigtigt skridt for en virksomhed, der ønsker at deltage i grøn livsstil. ØPA vurderer, at amerikanerne bruger hvert år omkring 99 millioner tons papir og papir udgør 34 procent af affaldet i dette land. Hvis du regelmæssigt sender regninger og andre meddelelser til dine kunder via posten, skal du underrette dem om din hensigt om at gå i papirløs på forhånd.
Afklare og identificer din tidslinje for at gå papirløs samt eventuelle krav, som kunden skal opfylde for at modtage papirregninger. F.eks. Skal du i mange tilfælde få kundens tilladelse til at stoppe med at sende papiropgørelser i posten, før du skifter til papirløs fakturering.
Ændre dine vilkår for aftale efter behov for at inkludere opdateringen om papirløs fakturering. Medtag oplysninger om, hvorvidt det er valgfrit eller påkrævet for kunderne fremad.
Opret din meddelelsesmeddelelse sammen med klare instruktioner for, hvordan kunden kan bekræfte modtagelsen af dine oplysninger vedrørende papirløs fakturering. For eksempel kan du ud over meddelelsen om den aktive dato for papirløs fakturering også indeholde en hjemmeside eller telefonlinje til "opt-in".
Medtag en meddelelse om din beslutning om at gå papirløs i meddelelsesdelen af dine sidste par papirregninger til kunden. Fremhæv området i en farve eller skrifttype, der skiller sig ud for at få sin opmærksomhed. Sørg for at medtage dine opdaterede vilkår med disse mailings også.
Send et særskilt "påmindelse" postkort til kunder, der indeholder meddelelsen om din intention om at stoppe mailing papirregninger.
Send en email til din kundeliste for at informere dem om din papirløse faktureringsbeslutning. I dette tilfælde kan du direkte forbinde kunden til dit websted for at foretage opt-in valg, hvis det er nødvendigt.
Tips
-
Forklar nogle af fordelene ved at gå papirløs i din kommunikation til kunden.
Konsulter med en advokat inden du skifter til papirløs fakturering for at sikre, at du overholder alle statslige og føderale love.
