Når udlejere ændrer kontormedarbejdere, er det nyttigt at rådgive lejere om disse ændringer, især for medarbejdere, der ofte interagerer med lejere. Det er let at rådgive lejere til bemanding og andre væsentlige ændringer pr. Brev.
Indsaml en liste over navn og adresse på alle lejere, der vil blive påvirket af ændringen. For eksempel, hvis du lejer plads på flere steder og derfor opererer mere end et udlejningskontor, er du kun nødt til at kommunikere ændringen med de lejere, der beskæftiger sig med udlejningskontoret, hvor forandringen sker. Hvis du kun har ét kontor, skal du selvfølgelig advare alle lejere.
Forbered brevet på firma brevpapir top gør det "officielt", og dato det for den dato, du forventer at de fleste breve bliver distribueret. Brug mailmerge teknologi til at tilpasse hvert brev, eller du kan bruge et mere generelt format ved at adressere hvert brev "Kære Lejeren."
Indholdet af brevet skal være kort og forretningsmæssigt, og generelt bør der tages to afsnit af indholdet plus et afsluttende afsnit. Rapportér personaleændringen i første afsnit. Hvis den nye medarbejder vil tage udgangspunkt i alle afgangspersonens opgaver, så angiv følgende: "Jennie Smith forlader firmaet den 12. marts og vil blive erstattet af Mary Jones, som vil være ansvarlig for lejerklager, vedligeholdelse anmodninger, indsamling af leje og besvarelse af alle relaterede spørgsmål."
På den anden side, hvis de opgaver, der tidligere udføres af den afgangspersonale, vil blive fordelt mellem eksisterende og / eller nye medarbejdere, skal du gøre det klart i første afsnit; for eksempel: "Jennie Smith forlader firmaet den 12. marts og vil blive erstattet af Mary Jones, som vil være ansvarlig for lejerklager og vedligeholdelsesanmodninger. Joe White overtager ansvaret for at samle husleje og besvare alle relaterede spørgsmål."
I andet afsnit skal du indeholde alle relevante datoer; i mange tilfælde forlader en medarbejder en fredag, og udskiftningen rapporterer den følgende mandag. I andre tilfælde er der en kort overlapningstid, mens den afrejsende medarbejder træner den nye. Luk det andet afsnit ved at angive, at fra alle datoen for ændringen fremadtil skal alle relevante spørgsmål, kommentarer og problemer rettes til de mennesker, der er ansvarlige for dem, og navngive dem igen. For eksempel, "Start den 15. marts, venligst henvende klager og vedligeholdelsesanmodninger til Mary Jones, og kontakt Joe White for alt at gøre med leje."
I sidste afsnit informerer lejere om, at de bør kontakte dig med bekymringer, kommentarer eller spørgsmål. Skriv brevet "Med venlig hilsen", efterfulgt af dit navn.
Tips
-
Udlejere eller deres ansatte kan hånd-levere eller sende disse typer af bogstaver; skiftevis kan de fordeles med huslejeindtægter.
Modstå trangen til at være chummy og give for meget information, selv når ting er indlysende. "Jennie Smith forlader for at få en baby," eller "Jennie Smith bliver gift og går på sin bryllupsrejse, og vil så flytte ud af staten" begge er eksempler på at give alt for meget information. Lad Jennie dele sine oplysninger med hvem hun vælger, og begrænse dit brev til, hvad der er nødvendigt for erhvervslivet.
