Selv i en e-mail- og sms-alder har deres trykte forretningsbrev deres plads. Skift fra digital til hard copy-tilstand kan være en udfordring: En email kan lyde afslappet, men et skriftligt brev kræver en grad af værdighed og klasse. Du skal ikke bekymre dig om at forsøge at lyde originalen - du er mere sikker på at holde sig til de forsøgte og ægte formater og reglerne for forretningskommunikation etikette.
Hold dig til punktet
Uanset om du svarer på kritik eller anmodning om dit CV, skal dit brev forblive på punkt. Gå aldrig ud over en side og vær aldrig modløs. Hvis nogen har skrevet dig et klagebrev, der er sjovt med invektivitet, skal du være høflig og rolig, når du skriver tilbage. Hvis det oprindelige brev handler om en forretningsmulighed, så tak. Det betyder aldrig, at du ved at skrive tilbage har løst alt - at klageren skal være helt tilfreds, at du ved, at du får jobbet. Det er for din korrespondent at afgøre.
Format og skrifttype
Standardformatet for et forretningsbrev er single-spaced, med et mellemrum mellem afsnit, og alt er berettiget til venstre margen. I det 21. århundrede er det acceptabelt at bevæge sig væk fra blokstandarden, for eksempel ved at indrykke afsnitene. Times New Roman, punktstørrelse 12, er næsten altid en acceptabel, læsbar skrifttype. Hvis din virksomhed har nogen præferencer - sig f.eks., Favoriserer den indrykkede afsnit - formatér den på den måde.
Hvad går øverst
Standardlayoutet starter med din virksomhedsadresse. Hvis du skriver på brevpapirpapir, kan du springe over det. Nedenfor kommer adressen til datoen og derefter modtagerens navn, firma og adresse. Spring en linje over, og adresser modtageren som "Kære Fru". eller "Mr." medmindre han har en titel som "Dr." Brug ikke fornavne, medmindre den oprindelige brevforfatter gjorde det.
Den nedre ende
Sæt brevet op med en "Med venlig hilsen", efterfulgt af efterfulgt af din underskrift og derefter dit indtastede navn. Hvis du sender noget med brevet, f.eks. En formular, et omkostningsoverslag eller dit CV, skal du skrive "kabinet" under dit navn efterfulgt af en liste over vedhæftede filer. Hvis du sender noget i et separat brev, skal du tilføje en note som "under separat omslag: finansieringsoversigt." En "cc" efterfulgt af en liste over navne fortæller modtageren, du har sendt kopier til en anden.
