Under en revision kan virksomhedsledelsen føle, at de har lidt strøm over processen eller revisionsresultatet. Men når en revision er afsluttet af internrevisionsafdelingen, revisorerne eller de eksterne revisorer, overtager virksomhedsledelsen og er ansvarlig for udarbejdelsen af et svar på rapporten. Revisionsresponserne skal være specifikke, rettidige og have det nødvendige budget til rådighed.
At skrive et solidt revisionsrespons er vigtigt, fordi revisorerne og direktionen vil holde virksomhedsledelsen ansvarlig for at levere eventuelle kontrolforbedringer, de forpligter sig til.
At reagere på en revisionsrapport
Forpligt dig til specifikke retsmidler til kontrol svagheden identificeret af revisorer og giver ikke plads til fortolkning af dine hensigter. Revisorerne vil gennemgå dit revisions svar og afgøre, om det vil løse de kontrolsvagheder, de har identificeret. Hvis dit forhold til revisorerne tillader det, skal du henvende dig til dem, når du udarbejder hvert svar og får deres feedback. Vær så klar som muligt i dit svar, fordi revisorerne vender tilbage for at kontrollere, at du har taget de handlinger, du har forpligtet dig til.
Indstil realistiske datoer til gennemførelse af dine kontrolforbedringer, som anbefalet af Statens Comptroller, New York State Office, og vær generøse uden at være overdrevne. Styring af svagheder, især de relaterede til informationsteknologisystemer, kan tage længere tid at løse end oprindeligt planlagt. De fleste revisionsafdelinger og ledende forretningsforvaltere forventer, at du leverer forbedringer til det tidsplan, du har angivet. Ændringer i tidsrammen kan være tilladt, men vil blive fryntet, medmindre der er sket en drastisk ændring i din virksomhed for at nødvendiggøre ændringen.
Bekræft, at du har budgettet på plads eller vil få det til at gøre de kontrolændringer, du forpligter dig til i dit revisionssvar. Identificer alle omkostninger, herunder udstyr og systemopgraderinger, procedurhåndbog omskrivning og yderligere antal medarbejdere, der skal udføres for at løse kontrolsvagheden. Escalere dit budget behov til din manager og sikre, at midlerne omfordeles fra andre områder eller nye midler frigives for at tillade levering af forbedringer inden for dine tidsrammer. Generelt vil direktionen forstå behovet for kontrolforbedringer, som anbefales af revisorerne, og vil finde midler til ændringerne. Hvis du forpligter dig til at kontrollere forbedringer i dit revisionssvar og ikke kan levere dem på grund af budgetmangel, vil revisorerne ikke acceptere dette som en undskyldning.
Udpege en person eller enkeltpersoner, som vil være ansvarlige for gennemførelsen af kontrolændringer. Flere personer kan være ansvarlige, hvis ændringen involverer mere end en afdeling, såsom operationer, teknologi og menneskelige ressourcer. Sørg for, at de navngivne personer har beføjelse til at foretage ændringerne.
Tips
-
Ligegyldigt hvor frustrerede du er med revisionsprocessen eller dens resultat, prøv at holde dine interaktioner med revisorerne og dine svar forretningsmæssige. Din professionelle adfærd vil betale udbytte, når du interagerer med revisorerne i fremtiden.
