Et papirløst kontor kan hjælpe miljøet, men det kan skabe proceshovedpine, hvis der ikke etableres et tilstrækkeligt arbejdsstrømssystem. At flytte alt ind i det digitale rum kræver oprettelse af dokumentkontrol og arbejdsgangsprocedurer, der sikrer, at intet taber i overgangen. Når fysiske in-boksere falder tilbage til historienes støvkammer, skal de virtuelle erstatte dem.
Går digital
I et papirløst kontor er målet at flytte alt muligt online. Udskrevne dokumenter scannes og placeres på et delt sted i dit computersystem, hvor autoriserede brugere kan få adgang til dem. Ud over de miljømæssige fordele kan et velorganiseret papirløst kontor gøre informationen lettere at finde end i de traditionelle arkiveringssystemer. Mapper i et virtuelt arkiv gemmer ældre dokumenter, så de ikke forstyrrer ofte tilgængelige områder, men er stadig tilgængelige, når det er nødvendigt.
Delte kalendere
Flytning af medarbejderplaner i en delt kalender giver arbejdsgiverne mulighed for at styre ferie tid og andre forhold, der påvirker arbejdsplanen. Det giver også medarbejdere mulighed for at spore møder og andre planlagte arrangementer. Hold, der deler arbejdskalendere, er i stand til at overvåge hvem der er inde og hvem der er ude af kontoret og kan strukturere arbejdsgang på projekter med det i tankerne. At kunne se, at de vigtigste interessenter er på vej til en konference i slutningen af ugen, kan for eksempel motivere nogen til at få udkastet til et nøgledokument eller en kontrakt afsluttet hurtigere, så de interesserede parter får chancen for at tilbyde deres input før indholdet er gennemført.
Dokumenthåndtering
Papirløse kontorer har brug for et system, der bestemmer, hvordan dokumenter skal opretholdes og opbevares. Opret en dokumentnavnkonvention og mappestruktur for at gøre dokumenter nemme at finde. Dokumentstyringssystemer tillader ofte både "check-out" og sporingsændringer. Dette forhindrer flere personer i at arbejde på et dokument på samme tid og tillader versionskontrol. Hvis du kræver, at dokumenter opdateres på den delte placering, reduceres de problemer, der opstår, når brugerne henter en fil, udarbejder opdateringer og sender dem ud via e-mail og undlader at holde den officielle version aktuelle.
Projektledelse
Projektstyringssoftware hjælper med at spore projektmål og deadlines. Du skal bruge et system, der kan holde styr på opgaver og projektplaner, og giver medarbejderne mulighed for at angive, hvornår noget er gennemført. Meddelelser skal advare nogen, når en ny opgave har brug for hendes opmærksomhed. Enkeltpersoner kan spore deres egne projekter, mens ledere kan få et holistisk kig på hvad der gøres i hele holdet og omfordele ressourcer efter behov. Projekter skal arkiveres digitalt, når de er færdige, sammen med erfaringerne, så vidensoverførsel kan let opstå, når et lignende projekt begynder senere.
