Med det fortsatte fremskridt inden for teknologi har en af de seneste tendenser i det 21. århundrede været det såkaldte papirløse kontor. Et papirløst kontor er faktisk ikke helt papirløst, men bruger derimod et minimum af papir og konverterer så meget dokumentation som muligt til digital form. Et papirløst kontor har både fordele og ulemper, som begge skal overvejes af en organisation, der overvejer en overgang fra konventionel registrering.
Mere kompakt og effektiv
Digitale filer kræver meget mindre fysisk plads end papirfiler, og det er meget lettere at holde orden. Derudover er arkiverede digitale filer meget lettere at få adgang til end arkiverede papirfiler. Digitale filer kan nemt deles mellem mange brugere på én gang og fås fra fjerntliggende steder, hvilket øger arbejds effektiviteten.
Envionmentally Conscious
Færre papirfiler betyder mindre papir, der bruges til dobbelt kopier og til generel registrering. Denne faktor gør et papirløst kontor mere miljøbevidst i de fleste tilfælde. For onlineblade og andre publikationer betyder udgivelse digitalt fjernelse af blæk, der indeholder tungmetaller, opløsningsmidler og andre miljøskadelige stoffer.
Software og hardware bekymringer
Et papirløst kontor er kun lige så effektivt som den software og hardware, der bruges til at gemme arkiverne, tillader arbejderne at være. Softwarefejl og udstyrsbrud kan forårsage store forstyrrelser i arbejdet på et papirløst kontor. Vedligeholdelse af software og hardware i et papirløst kontor er også et problem; IT-personale eller konsulenter er ofte en nødvendighed, såvel som teknikere til at servicere hardware regelmæssigt.
Dataindtastningsfejl og læringskurver
Som med enhver overgang involverer overgangen til et papirløst kontor ofte en læringskurve, især i et kontormiljø, hvor medarbejderne ikke allerede er computerkundige. Dataindtastningsfejl kan være dyrt og kan medføre store problemer. Derudover kan dataindtastning og arkiveringsfejl resultere i fejlkategoriserende optegnelser, hvilket gør det vanskeligt eller umuligt at finde dem på et senere tidspunkt.
Sikkerhedsbekymringer
Digitale poster kan være sårbare over for uautoriseret adgang, enten ved hacking eller ved lax-sikkerhed fra personalet. Specielt med følsomme juridiske og medicinske journaler kan datatab føre til væsentligt ansvar for den involverede virksomhed, især hvis uagtsomhed er impliceret. Disponering af digitale optegnelser udgør et særligt problem, især i et fælles netværksmiljø. Hvis du blot sletter en fil, sletter du ikke en digital rekord helt, ligesom kaste et dokument i en papirkurv, forhindrer ikke andre i at hente papiret senere.
