Protokoller fra bestyrelsesmøder er juridiske dokumenter og er tilgængelige for offentlig inspektion, hvilket gør dem vigtige registreringer for en virksomhed eller anden type organisation. Jo mere formelle de er, desto vigtigere er det, at de er godkendt af bestyrelsen, før de bliver formidlet. Brug af nogle få enkle bedste fremgangsmåder til optagelse og godkendelse af minutter hjælper dig med at strømline denne proces og reducere papirarbejde.
Gennemgå processen for optagelse af mødeminutter, der er mandat af organisationen. Mange følger Roberts ordreordninger, så indspilningssekretæren kan bruge og følge en skabelon for at tage noter og lave de endelige minutter. Spørg hvornår og hvis du skal medtage navne på bestyrelsesmedlemmer, der skriver kommentarer eller stiller spørgsmål, eller hvis du skal beskytte deres privatliv. For eksempel kan det være nødvendigt at skrive: "Det blev diskuteret, at vores konkurrent XYZ Corporation brugte misvisende reklame, og FTC skulle kontaktes," snarere end ", sagde Bob Smith, at han troede, at vores konkurrent, XYZ Corporation, brugte vildledende reklame og FTC bør kontaktes. Debbie Jones og Hank Johnson blev enige om."
Sørg for at optage protokollen nøjagtigt. Bed bestyrelsesmedlemmer om at holde op med at tale eller formanden for at vente, før du starter en ny diskussion, når du kommer bagud i din notatoptagelse. Bed medlemmer om at gentage eller afklare enhver information, du ikke finder klar. Gentag motion motion bestyrelsesmedlemmer gøre, herunder både en original bevægelse og den endelige ændrede version, når et forslag er indført. Gør dette uanset om bevægelsen udstationeres, og om den passer. Optag summen af stemmer i stedet for blot at angive, at en afstemning er gået.
Send protokollen til bestyrelsesformand, administrerende direktør eller bestyrelseskomité, inden du sender dem til bestyrelsen, hvis det er din organisations procedure. Når du har modtaget godkendelse til at sende protokollen til helpensionen, skal du sende dokumentet til hvert bestyrelsesmedlem uanset om hun deltog i mødet eller ej, eller om hun vil være på det møde, hvor protokollen vil blive godkendt. Send protokollen tidligt nok, så bestyrelsesmedlemmer kan læse dem, stille spørgsmål om dem, diskuterede forskningsemner og bede om afklaringer.
På det næste bestyrelsesmøde, der er et quorum, skal formanden eller det bestyrelsesmedlem, der kører næste møde, stille et forslag til bestyrelsen om at godkende protokollen. Et quorum er det mindste antal bestyrelsesmedlemmer, der skal træffe officielle handlinger. Vent til bevægelsen skal udstationeres, og så har mødelederen åbnet ordet til diskussion. Under diskussionen skal der foretages en indsendelse, udstationeres og bestilles, hvis der er ændringer eller rettelser, der skal foretages i protokollen. Efter diskussionen, eller hvis der ikke er nogen diskussion, skal mødelederen ringe til spørgsmålet eller afstemte for at godkende protokollen.
Tips
-
Tjek for at se, om din organisation har en bylov eller en anden regel vedrørende den dato, hvorpå bestyrelsesmedlemmer skal modtage mødemøder.
