I løbet af en travl arbejdsdag er det nemt for vigtige detaljer at gå tabt eller glemt. Omhyggelig registrering er afgørende - især under forretningsmøder. Protokollen fungerer som en officiel rekord af mødet. De skal beskrive, hvem der var til stede under mødet, hvad der blev diskuteret og hvad der blev besluttet. Hvis de er omhyggeligt forberedt, kan de være en af de mest effektive metoder til at holde alle informerede og på samme side om tidligere, nuværende og fremtidige forretningsbeslutninger.
Elementer du skal bruge
-
Møde agenda
-
Bemærk at tage elementer eller en tekstbehandler
Optag dato, tidspunkt og sted for mødet.
Liste, i orden af anciennitet, alle til stede.
Angiv, om et quorum er til stede, hvis det er nødvendigt. Ikke hvert møde kræver et quorum, eller et minimum antal deltagere for at gøre mødet gyldigt. Men hvis et quorum er påkrævet og til stede, betyder det, at de forretningsmæssige beslutninger, der blev truffet under mødet, er gyldige og håndhævelige. Uden et quorum kan virksomheden ikke handle.
Beskriv proceduren i kronologisk rækkefølge. Start med at bemærke, hvornår mødet blev kaldt til ordre og af hvem.
Skriv navnet på hver person, der starter et emne, og skriv ned de vigtigste detaljer om diskussionen.
Skriv ned navnene på personer, der er enige eller uenige med det, der diskuteres og kortfattet angiver aftalens art eller uenighed.
Afslut hvert afsnit af mødet med et resumé af den endelige beslutning.
Fortsæt med at gentage trin 5 til 7, indtil mødet er overstået.
Skriv en formel sammenlægning af mødet baseret på dine noter. Brug firmaets brevpapir og send den endelige kopi til hver person, der er til stede.
Tips
-
Brug møde dagsorden som en oversigt over dine møde minutter. Agendaer skitserer typisk de vigtigste emner for mødet. Brug af dagsordenen som en oversigt hjælper med at holde dine minutter organiseret.
Mens teknologien kan tilbyde visse tidsbesparelser, foreslår Neal Hartman, en seniorleder i ledelseskommunikation hos MITs Sloan School of Management i en kolonne på Forbes-webstedet, at du forbyder teknologi på møder for at holde alle fokuserede. Hvis du beslutter dig for at bruge teknologi til at hjælpe dig med at indfange protokollen, skal du overveje at implementere distraheringsfri software, der midlertidigt blokerer adgang til e-mail, internettet eller andre programmer udover en simpel tekstbehandler.
