Procesdokumentation beskriver klart de kritiske opgaver, der finder sted i et firma. De eliminerer forvirring blandt medarbejderne og sætter alle medlemmer af et firma på samme side. Et procesdokument definerer, hvad de nuværende processer i et firma er. Ved at identificere nuværende praksis fejler du ofte fejl i det nuværende system og ser plads til forbedring. Procesdokumentation giver også virksomheden mulighed for hurtigere at tilpasse sig skiftende forretningsbehov. Klart at redegøre for virksomhedens nuværende funktioner vil bedre give virksomheden mulighed for at bevæge sig fremad.
Bestem omfanget af dokumentet. Du kan dokumentere enhver proces i et firma eller i større virksomheder, fokusere på et sæt processer. For eksempel vil et stort selskab måske starte med kun deres regnskabsfunktioner, i stedet for at dokumentere hele organisationens arbejde.
Udarbejd en en-sides, visuel fremstilling af processerne. Medtag en anvendelsesmatrix, en oversigt over hvem der er ansvarlig for hver opgave eller et procesdiagram. Et procesflowdiagram er en repræsentation på højt niveau af de forskellige trin for at fuldføre en proces, og hvordan trinene strømmer gennem organisationen. For eksempel kan de forskellige trin til betaling af en faktura skitseres med et procesdiagram.
Forklar hvilken indflydelse processen har på produkter og tjenester. Detaljere virkningerne af normale operationer og de virkninger en fejl i processen ville forårsage. F.eks. Hvis fakturaer går tabt og ikke bliver betalt, vil leverandøren nægte at sende den næste ordre.
Definer rollerne i processen. Identificer rollerne ved deres jobfunktion og ikke af den enkelte. Eksempelvis behandler kontoførende konti fakturaerne og indtaster dem i systemet til betaling. Controlleren godkender fakturaerne og tillader betaling.
Skitsere alle de computersystemer og software, der anvendes inden for processen. Definer klart hvert system, dets formål og dets funktionalitet.
Dokumentere processen fra begyndelsen til slutningen. Brug dit procesdiagram som vejledning til udarbejdelse af teksten. Medtag så meget detaljer som muligt afhængigt af omfanget du har valgt at inkludere i dokumentet. Brug rollenavne til at tildele ansvar snarere end individuelle navne.
Inkluder et afsnit for undtagelser. Dokumentér hvad der sker, når det normale processtrøm ikke følges. For eksempel, når computersystemerne er nede, er et papirbaseret regnskabssystem indført for at behandle fakturaer.
Gennemgå procesdokumentet med alle berørte parter. Sørg for, at alle er enige om processerne.
