"Tribal Knowledge" er defineret som uskreven information, som din virksomhed, team, gruppe eller stamme bruger til at nå sine mål. Problemet med stamkundskab er, når du mister nøgle medlemmer af stammen, kendskabet går væk med dem. Når du dokumenterer virksomhedens procedurer eller processer, kan du beskytte denne viden og hurtigt bringe nye medlemmer hurtigere. At forstå behovet for at dokumentere "Tribal Knowledge" er et vigtigt element i at skabe disse dokumenter.
Definer dine leverancer
Opret en "Scope Statement" ved at skrive en simpel sætning, der identificerer alt, hvad der skal inkluderes i dette dokumentationsprojekt. Angiv klart den specifikke proces, der vil blive dokumenteret. Angiv, om procesdokumentationen afspejler, hvordan processen rent faktisk virker i dag eller definerer, hvordan processen skal fungere i fremtiden.
Opret en "Ownership Matrix", som viser, hvem der ejer processen, eller hvem ejer hvilke dele af processen. Denne matrix kan være så enkel som et organisationsdiagram eller et procesdiagram, der klart identificerer ejerne og ejerens kontaktoplysninger.
Identificer de specifikke produkter eller tjenester, der dokumenteres. Dette er typisk en liste, der indeholder alle eller relevante oplysninger som modelnummer, artikelnummer og beskrivelse.
Beskriv rollerne hos de involverede i processen. Giv en klar forklaring baseret på jobtitel og ikke individuelle evner. Forklar, hvad denne position gør, og hvordan den passer ind i processen. Dette kan være et enkelt dokument, der angiver jobtitel og beskrivelse eller en fuldstændig jobbeskrivelse for hver nøgleposition i processen, der dokumenteres.
Dokument hvert trin i processen, fra begyndelsen til slutningen, ved at oprette et "Process Flow" diagram eller diagram. Typisk oprettes et flowdiagram på høj niveau, der viser de vigtigste trin i processen, og et flowdiagram på lavt niveau dokumenterer processtrinnene, som er underordnet hvert af de vigtigste trin.
Opret passende "Politikker og procedurer" dokumentation for hvert trin i processen. Når du undersøger processen med interviews og forskning, vil disse politikker og procedurer komme frem. Opbevar detaljerede noter, som vil fungere som grundlag for at oprette disse politik- og proceduredokumenter.
Medtag et dokument i dine leverancer, der giver en forklaring på den interne "Document Management" -proces. Dette dokument skal forklare, hvordan virksomhedsdokumenter er gennemgået og godkendt, og distribueret og arkiveret i virksomheden.
Opret dokumenterne
Opbevare de eksisterende dokumenter for at få en klar forståelse af, hvad der er i øjeblikket på plads. Du behøver ikke at genopfinde hjulet ved at oprette nye dokumenter, hvis de samme oplysninger er dækket af eksisterende dokumenter. Identificer, hvilke af disse dokumenter der er brugbare og kan bygges på, og hvilke dokumenter er forældede. Med en udfyldt oversigt over eksisterende dokumenter kan du vide, hvilke dokumenter der mangler og skal oprettes. Generer en samlet liste over dokumenter, der viser status for hvert dokument som eksisterende, forældet eller nyt. Har denne "Inventory" i hånden før dit første møde med top manager.
Opret "Ownership Matrix" ved at gennemse noget, der allerede er tilgængeligt, som eksisterende organisationsdiagrammer og firmamapper. Har denne "Ownership Matrix" i hånden før dit første møde med top manager.
Mød med den øverste leder og gennemgå din "Inventory" og "Ownership Matrix." Målet med dette møde er ikke kun at få den øverste leder til at dyrke din forskning, men at godkende det og være enig med din plan. Vær forberedt på dette møde og spil ikke den øverste lederes tid.
Mød med hvert afdelingsleder, efter at du har lavet alle de øverste leders ændringer til din "Inventory" og "Ownership Matrix". Formålet med disse afdelingschefmøder er at bringe afdelingschefen hurtigere på hvad du laver og indlede drøftelser om hver afdelingschefs rolle og de processtrin, de ejer. Tag detaljerede noter eller optag mødet, så du ikke går glip af noget. Når du bevæger dig fremad gennem disse afdelingshovedmøder, vil processen komme frem og begynde at størkne.
Opdater alle leverancerne løbende, da du modtager de nye eller mere præcise oplysninger fra hver afdeling. Efter dit sidste afdelingsdirektørmøde skal du have slået ud omkring halvdelen af dine leverancer.
Mød med de relevante vejledere, de øverste håndværkere og andre involverede i processen for at afklare, hvad der virkelig foregår i dette trin af processen. Disse personer identificeres af deres afdelingsleder under dit interview. Disse praktiske personer er typisk mere vidende i trin for trin, dag til dag, procedurer inden for deres ansvarsområde end deres respektive afdelingsleder. Igen skal du tage detaljerede noter og gøre alt for at være forberedt, før du møder med disse folk, så du minimerer den tid, du tager ud af deres travle dag.
Udfyld dit første udkast til alle dine dokumenter. Dette kaldes et første udkast, men disse dokumenter skal stadig være fuldstændig komplette ud fra alle de oplysninger, du har fået til dato.
Distribuer dit første udkast til dokumenter, klart markeret som første udkast til de respektive afdelingsleder og underordnede for deres gennemgang. Giv dem tid til at gennemgå disse dokumenter fuldstændigt og bede dem om at omdøbe eventuelle ændringer.
Indlede en anden runde af individuelle møder med de samme afdelingsleder og underordnede for at gennemgå alle de røde linjer og forberede dig på dit endelige udkast til disse dokumenter.
Udfør alle red-line-revisionerne. Vær opmærksom på ændringer i et trin, hvilket kan påvirke det forrige eller efterfølgende trin, og ændre disse dokumenter, procedurer eller flowstrin i overensstemmelse hermed. Indsend dette endelige udkast til de respektive afdelingsleder og underordnede for deres endelige gennemgang.Indsend hele det endelige udkast til den øverste leder for topchefens gennemgang.
Lav de endelige revisioner og indsend disse reviderede dokumenter tilbage til initiativtageren for endelig godkendelse. Der kan være talrige frem og tilbage revisioner forud for endelig godkendelse. Du har brug for hver underordnet og afdelingsleder for at give dig fuld godkendelse på dokumenterne eller dele af dokumenterne, som direkte vedrører deres ansvarsområde. Din dokumentation betragtes dog ikke som godkendt, før den øverste leder har gennemgået og godkendt det.
Tips
-
Interviews kan være sarte, da du afbryder en persons arbejdsdag. Vær forberedt på disse interviews ved at have de relevante materialer til rådighed, såsom "Process Flow Chart" eller andre dokumenter, der kan hjælpe interviewet videre. Vær personlig og behandle altid alle med samme værdighed og respekt, som du forventer for dig selv. Vær effektiv og holde interviewet fokuseret på mødetets specifikke mål.
